Latar Belakang Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan
instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengirim
ekspedisi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang
yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukandikirim kepada instansi, kantor, atau lembaga lain.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi
kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat
permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai
dengan kaidah dan ketentuanperaturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Peraturanketentuan tersebut dapat berupa; sekretaris
harus menyortir surat, memilah-milah surat mengelompokkan surat berdasarkan jenis surat, sekretaris harus membaca dan memahami surat dan
mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat, mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat,
pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah
dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasidikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’. B.
Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”?.