Latar Belakang Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan

instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengirim ekspedisi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukandikirim kepada instansi, kantor, atau lembaga lain. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai dengan kaidah dan ketentuanperaturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Peraturanketentuan tersebut dapat berupa; sekretaris harus menyortir surat, memilah-milah surat mengelompokkan surat berdasarkan jenis surat, sekretaris harus membaca dan memahami surat dan mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat, mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat, pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasidikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’. B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”?.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain : 1. Bagi Instansi Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar dimasa yang akan datang. 2. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek. 3. Bagi Peneliti selanjutnya Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Jl. K.H. Wahid Hasyim No. 14 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No. Kegiataan Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber: Penulis 2015 Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dalam waktu dua minggu, pada tanggal 16 sampai dengan 31 Maret 2015. Pada tahap pengumpulan data, dilaksanakan pada minggu keempat bulan Maret sampai bulan April 2015. Pada tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mengenai topik yang akan dibahas, serta mencari dan mengumpulkan bahan sebanyak mugkin dari berbagai pengarang buku demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 empat dan setiap babnya dibagi atas beberapa Sub Bab, antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II: PROFIL DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Tata Uasaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.