ditandatangani dan distempel. Langkah terakhir selanjutnya mengecek kembali apakah surat sudah lengkap atau tidak seperti alamat surat,nomor surat,alamat
pengirim,tandatangan,capstempel, kemudian memasukkan surat kedalam amplop yang tersedia kemudian menyerahkan surat tersebut kepada ekspeditor
untuk dikirim.
G. Bentuk-bentuk Surat
Menurut Finoza, Aneka Surat Sekretaris Bisnis Indonesia, secara umum bentuk surat dibagi menjadi tujuh bentuk, sebagai berikut:
1. Bentuk lurus penuh full block style
2. Bentuk lurus block style.
3. Bentuk setengah lurus semi block style.
4. Bentuk lekuk indented style.
5. Bentuk alinea menggantung hanging paragrafh style.
6. Bentuk resmi Indonesia lama old official style.
7. Bentuk resmi Indonesia baru new official style
H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya
1. Kepala Surat Kop Surat
Kepala suratkop surat berfungsi sebagai alat pengenal untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
atau organisasi yang mengirim surat, sebagai alat pemberian informasi, sebagai iklan pada kantor-kantor tertentu.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor urut surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Fungsi nomor surat untuk mengetahui banyaknya surat
yang keluar, memudahkan pengarsipan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan, dan memudahkan petugas pengarsipan.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis untuk menunjukkan kapan surat itu dikirim, bukan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui waktu yang
diberikan untuk menyelesaikan sebuah surat, sebagai referensi, pemberian informasi, serta sebagai petunjuk dalam proses pengarsipan surat.
4. Lampiran
Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan tentang dokumenadanya sesuatu yang disertakan bersama surat yang
bersangkutan. 5.
Hal Perihal Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah
pada surat yaang dikirim, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan, dan sebagai petunjuk bagi petugas filling.
6. Alamat Surat
Alamat surat berfungsi sebagai alat petunjuk langsung bagi penerima surat, petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat, mempermudah petugas pos,
sebagai alamat luar jika menggunakan amplopsampul berjendela. 7.
Salam Pembuka Salam pembuka suatu surat digunakan sebagai kesatuan berbahsa tulis,
digunakan sesuai dengan keperluan penulisan surat, sebagai tanda pembicaraan akan dimulai, dan tidk digunakan dalam surat resmi.
8. Isi Surat
Isi surat digunakan untuk menyatakan berita dan memberikan materi pokok dan subyek-subyek lainnya.
9. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai, salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat keakraban
pengirim surat terhadap penerima surat. 10.
Nama Organisasi Nama organisasi digunakan sebagai pertanda bahwa surat yang dimaksud
hanya mewakili organisasiunit tertentu saja, bukan mewakili pribadi. 11.
Nama Jabatan Penanda Tanganan Nama jabatan berfungsi sebagai identitas penganggung jawab dan
sebagai petunjuk bagi petugas filling. 12.
Tanda Tangan Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat
tersebut. 13.
Tembusan Digunakan apabila ada hak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat
tersebut, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.
14. Inisial
Inisial adalah singatan nama pembuatan konsep dan pengetikan surat. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.
