Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti diatas maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu:
1 Menguasai permasalahannya
2 Menguasai bahasa tertulis
3 Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
Syarat-syarat surat yang baik pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan antara lain harus :
1. Jelas, jelas kapada siapa surat itu dituju, darimana asal surat itu, dan isi surat
itu mengatakan tentang apa 2.
Isi surat harus lengkap, singkat dan tidak bertele-tele 3.
Bahasa surat yang digunakan harus sopan dan menggunakan kata-kata yang umum agar mudah dimengerti
4. Susunan isi suratnya yang sistematis dan penulisan huruf atau kata-katanya
dengan benar dan sesuai EYD 5.
Bentuk surat dan kualitas kertas surat harus yang baik, ketikan isi surat harus rapi dan tidak berantakan.
D. Fungsi dan Aneka Surat Sekretaris
1. Fungsi Surat
Menurut Djuharie,dkk 2009:12, Surat merupakan salah satu serana komunikasi berbahasa tulisan. Menurut Djuharie dan Finoza, didalam bukunya
terdapat beberapa fungsi surat sebagai berikut: 1.
Sebagai alat komunikasi 2.
Sebagai dutawakil penulis 3.
Sebagai alat pengingat
4. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
5. Sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan
6. Sebagai tanda bukti tertulis
7. Sebagai tanda keamanan
8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga.
Fungsi surat pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan tenaga Kerja merupakan sebagai alat komunikasi tulis dan alat pengingat bagi
Sekretariat, sebagai alat bukti tertulis dan menjadi pedoman yang baik dalam melaksanakan tugas kerja, serta sebagai alat bantu untuk mempermudah
berkomunikasi yang baik.
2. Aneka Surat Sekretaris
Surat-surat resmi yang akan diuraikan pada bagian ini, antara lain: Surat undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar,
pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat siaga, surat lamaran pekerjaan, surat perjanjian, Surat Keputusan, surat kawattelegram, berita acara,
intruksi, surat pemberitahuan, surat pertanyaan, memorandum dan nota, surat janji temu, surat ucapan, lembar disposisi.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, adapun surat sekretaris beraneka ragam, seperti surat permohonan, surat panggilan, surat lamaran kerja,
surat perintah, surat tugas, surat izin dinaspelatihan, surat keputusan, surat pernyataan, surat pemberitahuan, surat resmi, surat dinas, surat pribadi, surat
undangan, memo dan nota, surat ucapan, lembar disposisi, dan surat segera.
