Tahapan-tahapan dalam Kegiatan Public Relations
Tanpa adanya suatu program yang terencana dengan baik dan terorganisir, seorang praktisi public relations akan beroperasi secara
instingtif sehingga mudah kehilangan arah. Kadang cenderung ingin mengerjakan hal-hal yang baru, sementara hal-hal yang lama belum
terselesaikan. Kemudian sulit mengukur sejauh mana kemajuan yang telah dicapai dan hasil yang telah dihasilkan.
Setelah penjabaran
mengenai alasan-alasan
pentingnya perencanaan untuk mencapai tujuan, terdapat model perencanaan public
relations yang sudah diterima oleh para praktisi public relations profesional yaitu pengenalan situasi yang ada dan mengubah sikap,
penetapan tujuan apa saja yang ingin dicapai, definisi khalayak yang tidak semua bisa dijangkau, pemilihan media dan teknik-teknik public relations,
perencanaan anggaran untuk menjalankan program baik gaji pegawai mau pun alat operasional, serta pengukuran hasil apa saja yang telah dicapai
dalam menjalankan rencana dan tujuan. Penjelasannya sebagai berikut:
36
a. Pengenalan Situasi
Kunci utama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman terhadap situasi yang ada. Ada beberapa tujuan public
relations yang ingin dicapai adalah mengubah sikap negatif menjadi sikap positif yang diharapkan menumbuhkan pengetahuan yang akan
menjadi pemahaman. Untuk memahami situasi yang ada dengan menggunakan satu metode yaitu pengumpulan pendapat atau studi
sikap attitude study. Maka akan dapat mengenali masalah yang ada
36
Frank JefkinsDaniel Yadin, Public Relations edisi kelima Jakarta: Erlangga, 2003, hlm. 57-72.
serta mencari cara untuk memecahkannya. Public relations harus mengetahui situasi yang berada disekitar, dengan mengetahui pendapat
dari satu dengan lainnya yang berbeda, akan diperoleh berbagai masalah yang berbeda pula. Setelah mengetahui masalah yang ada
kemudian diperoleh solusi untuk permasalahan. b.
Penetapan Tujuan Dari sekian banyak tujuan dalam kegiatan public relations,
beberapa diantaranya adalah untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh organisasi kepada masyarakat, untuk
memperkenalkan organisasi
kepada masyarakat
luas, untuk
memperbaiki hubungan antara organisasi dengan khalayaknya, untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para
pimpinan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari. Semua organisasi memiliki tujuan yang ingin dicapai dan public relations
membantu dalam melaksanakan pencapaian tujuan tersebut. c.
Definisi Khalayak Pentingnya bagi suatu organisasi mengenali dan membatasi
khalayaknya. Sebesar apapun suatu organisasi tidak mungkin menjangkau semua orang. Walaupun beberapa jenis khalayak masih
dapat dijangkau dengan bantuan teknologi dan berbagai macam media. Teknologi dan munculnya berbagai macam media yang membantu
memberikan informasi kepada khalayak, organisasi juga memilih teknologi dan media untuk menjangkau beberapa khalayaknya yang
luas. Dengan bantuan teknologi dan media, khalayak dapat mengetahui pemahaman yang diinginkan mengenai organisasi.
d. Pemilihan Media dan Teknik-teknik PR
Salah satu contoh media yaitu jurnalis, sedangkan sebagai tekniknya yaitu penyelenggaraan acara resepsi pers. Baik kampanye
periklanan maupun kampanye public relations sama-sama dapat menggunakan berbagai macam media. Kampanye periklanan biasanya
terbatas pada media-media tertentu yang diharapkan, dunia public relations dapat menggunakan berbagai media khusus seperti jurnal-
jurnal internal, buletin, atau sekadar majalah dinding. Baik kampanye public relations mau pun periklanan sama-sama menggunakan media
sebagai penghubung kepada khalayak. e.
Perencanaan Anggaran Dalam perencanaan anggaran dapat dipahami bahwa public
relations merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pengeluaran terbesar dihabiskan untuk membayar pemakaikan jam kerja yaitu gaji
pegawai. Pengeluaran lain yang cukup besar termasuk pemakaian alat operasional. Banyaknya kegiatan tidak terlepas dari banyaknya
anggaran yang harus dikeluarkan. Anggaran dana harus dipersiapkan secara matang dan profesional agar berjalan dengan lancar dan sesuai
dengan yang direncanakan. Apabila anggaran dana tidak dirancang dengan baik dan benar, maka akan mengahambat keseluruhan
aktivitas.
f. Pengukuran Hasil
Pengukuran hasil merupakan faktor yang keenam. Mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dengan teknik-teknik penelitian yang
digunakan untuk mengenali situasi. Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahapan perencanaan. Target-target untuk
mencapai tujuan dapat digunakan sebagai tolok perbandingan, baik untuk mengetahui apakah citra organisasi yang baru telah dipahami
khalayak, apakah hubungan organisasi dengan khalayaknya sudah lebih baik, serta hasil-hasil nyata yang telah dicapai. Hasilnya dapat
dilihat dari apakah tercapainya tujuan-tujuan yang di harapkan atau diinginkan, serta terciptanya hubungan yang baik antara organisasi
dengan khalayaknya.