Tahapan-tahapan dalam Kegiatan Public Relations

Tanpa adanya suatu program yang terencana dengan baik dan terorganisir, seorang praktisi public relations akan beroperasi secara instingtif sehingga mudah kehilangan arah. Kadang cenderung ingin mengerjakan hal-hal yang baru, sementara hal-hal yang lama belum terselesaikan. Kemudian sulit mengukur sejauh mana kemajuan yang telah dicapai dan hasil yang telah dihasilkan. Setelah penjabaran mengenai alasan-alasan pentingnya perencanaan untuk mencapai tujuan, terdapat model perencanaan public relations yang sudah diterima oleh para praktisi public relations profesional yaitu pengenalan situasi yang ada dan mengubah sikap, penetapan tujuan apa saja yang ingin dicapai, definisi khalayak yang tidak semua bisa dijangkau, pemilihan media dan teknik-teknik public relations, perencanaan anggaran untuk menjalankan program baik gaji pegawai mau pun alat operasional, serta pengukuran hasil apa saja yang telah dicapai dalam menjalankan rencana dan tujuan. Penjelasannya sebagai berikut: 36 a. Pengenalan Situasi Kunci utama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman terhadap situasi yang ada. Ada beberapa tujuan public relations yang ingin dicapai adalah mengubah sikap negatif menjadi sikap positif yang diharapkan menumbuhkan pengetahuan yang akan menjadi pemahaman. Untuk memahami situasi yang ada dengan menggunakan satu metode yaitu pengumpulan pendapat atau studi sikap attitude study. Maka akan dapat mengenali masalah yang ada 36 Frank JefkinsDaniel Yadin, Public Relations edisi kelima Jakarta: Erlangga, 2003, hlm. 57-72. serta mencari cara untuk memecahkannya. Public relations harus mengetahui situasi yang berada disekitar, dengan mengetahui pendapat dari satu dengan lainnya yang berbeda, akan diperoleh berbagai masalah yang berbeda pula. Setelah mengetahui masalah yang ada kemudian diperoleh solusi untuk permasalahan. b. Penetapan Tujuan Dari sekian banyak tujuan dalam kegiatan public relations, beberapa diantaranya adalah untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh organisasi kepada masyarakat, untuk memperkenalkan organisasi kepada masyarakat luas, untuk memperbaiki hubungan antara organisasi dengan khalayaknya, untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari. Semua organisasi memiliki tujuan yang ingin dicapai dan public relations membantu dalam melaksanakan pencapaian tujuan tersebut. c. Definisi Khalayak Pentingnya bagi suatu organisasi mengenali dan membatasi khalayaknya. Sebesar apapun suatu organisasi tidak mungkin menjangkau semua orang. Walaupun beberapa jenis khalayak masih dapat dijangkau dengan bantuan teknologi dan berbagai macam media. Teknologi dan munculnya berbagai macam media yang membantu memberikan informasi kepada khalayak, organisasi juga memilih teknologi dan media untuk menjangkau beberapa khalayaknya yang luas. Dengan bantuan teknologi dan media, khalayak dapat mengetahui pemahaman yang diinginkan mengenai organisasi. d. Pemilihan Media dan Teknik-teknik PR Salah satu contoh media yaitu jurnalis, sedangkan sebagai tekniknya yaitu penyelenggaraan acara resepsi pers. Baik kampanye periklanan maupun kampanye public relations sama-sama dapat menggunakan berbagai macam media. Kampanye periklanan biasanya terbatas pada media-media tertentu yang diharapkan, dunia public relations dapat menggunakan berbagai media khusus seperti jurnal- jurnal internal, buletin, atau sekadar majalah dinding. Baik kampanye public relations mau pun periklanan sama-sama menggunakan media sebagai penghubung kepada khalayak. e. Perencanaan Anggaran Dalam perencanaan anggaran dapat dipahami bahwa public relations merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pengeluaran terbesar dihabiskan untuk membayar pemakaikan jam kerja yaitu gaji pegawai. Pengeluaran lain yang cukup besar termasuk pemakaian alat operasional. Banyaknya kegiatan tidak terlepas dari banyaknya anggaran yang harus dikeluarkan. Anggaran dana harus dipersiapkan secara matang dan profesional agar berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang direncanakan. Apabila anggaran dana tidak dirancang dengan baik dan benar, maka akan mengahambat keseluruhan aktivitas. f. Pengukuran Hasil Pengukuran hasil merupakan faktor yang keenam. Mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dengan teknik-teknik penelitian yang digunakan untuk mengenali situasi. Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahapan perencanaan. Target-target untuk mencapai tujuan dapat digunakan sebagai tolok perbandingan, baik untuk mengetahui apakah citra organisasi yang baru telah dipahami khalayak, apakah hubungan organisasi dengan khalayaknya sudah lebih baik, serta hasil-hasil nyata yang telah dicapai. Hasilnya dapat dilihat dari apakah tercapainya tujuan-tujuan yang di harapkan atau diinginkan, serta terciptanya hubungan yang baik antara organisasi dengan khalayaknya.

D. Lembaga Sosial 1.

Pengertian Lembaga Sosial Lembaga sosial merupakan terjemahan dari istilah bahasa Inggris social institution yang merujuk pada dua pengertian, yakni sistem nilai dan norma-norma sosial serta bentuk atau organ sosial. Dalam bahasa Indonesia, para ahli belum sepakat untuk menerjemahkan social institution ini ke dalam suatu istilah yang baku. Pada umumnya mereka menerjemahkannya berdasarkan aspek mana yang lebih diutamakan. Umumnya, social institution diartikan sebagai lembaga kemasyarakatan. Kata lembaga dianggap tepat karena menunjuk pada suatu bentuk dan juga mengandung pengertian abstrak tentang adanya kaidah-kaidah, sekaligus juga mengandung pengertian yang abstrak tentang adanya norma-norma dan peraturan tertentu yang menjadi ciri lembaga. 37 Menurut Paul Horton dan Chester L. Hunt lembaga sosial adalah sistem norma-norma sosial dan hubungan-hubungan yang menyatukan nilai-nilai dan prosedur-prosedur tertentu dalam rangka memenuhi kebutuhan dasar masyarakat. Sedangkan menurut Robert Maclver dan C. H. Page lembaga sosial adalah prosedur atau tata cara yang telah diciptakan untuk mengatur hubungan antarmanusia yang tergabung dalam suatu kelompok masyarakat. 38 37 http:www.pengertianahli.com201310pengertian-lembaga-sosial-menurut-ahli.html Diakses pada Tanggal 9 November 2014. 38 http:www.pengertianahli.com201310pengertian-lembaga-sosial-menurut-ahli.html Diakses pada Tanggal 9 November 2014.