Rancangan Tampilan Sistem Rancangan tampilan sistem e-office

5. Rancangan Tampilan Sistem Rancangan tampilan sistem e-office

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

yang terintegrasi dengan e-mail adalah

4.1. Rancangan Alur Informasi Sistem E-

sebagai berikut:

office

1. E-mail

Alur informasi pada sistem e-office Saat ini Pemerintah Kota Salatiga telah dirancang sebagai berikut:

memiliki e-mail resmi dengan alamat

1. Surat Masuk http://mail.salatigakota.go.id yang dapat

a. Jika surat belum melalui sistem e-office, diakses melalui jaringan internet. Akun pada maka surat harus dimasukkan ke dalam

e-mail tersebut akan digunakan untuk sistem dengan melakukan scan terlebih

mengakses sistem e-office. dahulu untuk dilampirkan ke dalam

Tampilan halaman login e-mail resmi sistem e-office.

Pemerintah Kota Salatiga tampak seperti

b. Jika surat sudah melalui e-office, maka

pada Gambar 2.

terdapat notifikasi surat masuk yang menunjukkan jumlah surat masuk yang belum dibaca.

c. Petugas TU mengolah surat masuk untuk diteruskan kepada penerima yang berhak.

d. Surat masuk yang telah diterima, dapat di-disposisi-kan kepada staf yang terkait.

2. Surat Keluar

a. Surat dibuat dalam bentuk draft (konsep) dan harus disetujui oleh atasan secara berjenjang.

b. Surat dan data pendukung dikirimkan Gambar 2. Tampilan halaman login e-mail melalui sistem e-office.

resmi Pemerintah Kota Salatiga.

c. Surat yang telah disetujui, siap

2. Rancangan Tampilan Sistem E-office didistribusikan.

Modul beserta rancangan tampilan yang

d. Surat diterima SKPD Penerima untuk tersedia dalam sistem e-office adalah sebagai dikelola lebih lanjut.

berikut:

3. Disposisi

a. Modul Login, digunakan untuk otentikasi

a. Atasan dapat memberikan disposisi pengguna dengan menggunakan akun dengan memilih staf yang akan

yang sama dengan akun e-mail (Gambar diberikan disposisi.

b. Disposisi akan diterima oleh staf yang bersangkutan. Status disposisi yang

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Id paper: SM116

Gambar 3. Rancangan modul Login.

b. Modul Buat Surat, digunakan untuk membuat konsep surat (Gambar 4).

Gambar 8. Rancangan modul Disposisi dan Tindak Lanjut.

g. Modul Tracking, digunakan untuk menampilkan informasi penelusuran surat dan status surat yang dikirimkan (sudah atau belum dibaca oleh penerima surat) (Gambar 9).

Gambar 4. Rancangan modul Buat Surat.

c. Modul Konsep,

digunakan

untuk

menyetujui atau menolak konsep surat yang telah dibuat melalui modul Buat Surat (Gambar 5).

Gambar 9. Rancangan modul Tracking.

3. Rancangan Tampilan Notifikasi

Gambar 5. Rancangan modul Konsep.

d. Modul Inbox, digunakan untuk melihat daftar surat yang diterima (Gambar 6).

Gambar 6. Rancangan modul Inbox.

e. Modul Terkirim, digunakan untuk melihat daftar surat yang dikirim (Gambar 7).

Gambar 7. Rancangan modul Terkirim. Gambar 10. Rancangan tampilan notifikasi

f. Modul Disposisi dan Tindak Lanjut, pada smartphone. digunakan untuk mengirim disposisi dari

Notifikasi berupa surat masuk atau pimpinan ke staf, dan mengirim laporan

disposisi akan secara otomatis dikirimkan ke tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk

e-mail pengguna (Gambar 10). pimpinan (Gambar 8).

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Id paper: SM116

4. Integrasi Sistem E-office dengan E-mail membutuhkan tahapan implementasi dan Pengguna membutuhkan ketersediaan

evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan integrasi antara sistem e-office dengan e-mail

TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. untuk mewujudkan SSO (Single Sign On), sehingga pengguna hanya membutuhkan satu

akun untuk mengakses sistem e-office dan e-

6. DAFTAR PUSTAKA

mail (Gambar 11). Pengguna juga akan [1] Robles M. The e-Office: What Exactly it mendapatkan notifikasi secara langsung

is?. Office Solutions. 43 –45. 2001. melalui perangkat smartphone jika ada surat

[2] McLeod R. J. and Shell G. P. baru atau disposisi yang masuk.

Management Information System 10th Notifikasi ketika ada surat atau disposisi

Edition. New Jersey: Prentice Hall. masuk akan sangat memudahkan pengguna.

Notifikasi tersebut akan dikirimkan ke e-mail

Perancangan Office pengguna dan dapat diaktifkan melalui

[3] Bomoaji T.

Automation System untuk Evaluasi dan pengaturan pada perangkat smartphone.

Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi

Notifikasi Kirim Surat

DIY. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2009.

Server e-Office Server e-Mail

[4] Arief M. R. Analisis dan Perancangan Sistem E-Office di Fakultas Teknik

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.

PC

Gambar 11. Integrasi sistem e-office dengan

e-mail. [5] Kurnianti A. Implementasi Aplikasi Pengarsipan untuk Membangun dan

Terciptanya Sistem Integrasi sistem e-office dan e-mail

5. KESIMPULAN

Mendukung

Paperless Office (Studi Kasus: Sistem diharapkan

Paperless Office Jurusan Teknologi efisiensi kerja dalam Pemerintah Kota

membantu

meningkatkan

UMY). Yogyakarta: Salatiga. Sistem e-office dirancang untuk

Informasi

Universitas Gadjah Mada. 2014. mendukung kegiatan operasional surat-

[6] Dewandaru D. S. Pemanfaatan Aplikasi menyurat di lingkup Pemerintah Kota

e-Office untuk Mendukung Reformasi Salatiga.

Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2 –4. Sistem e-office yang terintegrasi dengan

[7] Hartono A. B. Perancangan dan keuntungan, yaitu:

e-mail dapat memberikan

beberapa

Pembuatan Prototype Aplikasi Surat

a. single sign on (satu akun digunakan untuk Menyurat Elektronik di Lingkungan beberapa sistem)

Pemerintah

Kota Yogyakarta.

Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. kertas)

b. paperless (mengurangi

penggunaan

c. fast delivery (pengiriman yang cepat [8] Bell D. Software Engineering for sehingga efisien dalam distribusi surat

Students: A Programming Approach 4th dari segi waktu, tenaga, dan biaya)

Edition.

Harlow: Addison-Wesley.

d. easy tracking

(mempermudah

penelusuran surat) [9] Apache: HTTP Server Project. URL:

e. real time (notifikasi langsung diterima http://httpd.apache.org, diakses tanggal melalui email saat ada surat yang masuk

26 September 2015. ke dalam sistem e-office)

[10] MySQL: The World's Most Popular

Database. URL: office

f. mobile access (dapat mengakses sistem e-

Open

Source

melalui berbagai perangkat https://www.mysql. com, diakses telekomunikasi yang terhubung internet).

tanggal 26 September 2015. Sistem e-office dalam penelitian ini

masih dalam proses perancangan, sehingga

426

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Id paper: SM116

[11] Laravel: The PHP Framework For Web [15]Roundcube: Open Source Webmail Artisans.

URL: https://jquery.com, Software. URL: https://roundcube.net, diakses tanggal 26 September 2015.

diakses tanggal 26 September 2015. [12] jQuery: JavaScript Library. URL:

[16]NuSOAP: SOAP Toolkit For PHP. URL: https://jquery.com, diakses tanggal 26

http://sourceforge.net/projects/nusoap, September 2015.

diakses tanggal 26 September 2015. [13]Evolus Pencil: An Open-source GUI Prototyping Tool. URL: http://pencil. evolus.vn, diakses tanggal 26 September 2015.

[14]MailServer: E-Mail Server For Microsoft Windows.

URL:

https://www.

hmailserver.com, diakses tanggal 26 September 2015.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

Id paper: SM144