Menurut Ibrahim Bafadal 2003: 2 manajemen perlengkapan sekolah dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua
perlengkapan pendidikan secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa
manajemenpengelolaan sarana pendidikan adalah proses pengelolaan segala fasilitas pendidikan secara tepat sehingga dapat mencapai tujuan efektif dan
efisien. Kegiatan pengelolaan sarana pendidikan mencakup: perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan.
a. Perencanaan
Dalam kegiatan pengelolaan yang baik tentu diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan baik demi menghindari terjadinya kesalahan
dan kegagalan yang tidak diinginkan. Perencanaan berfungsi untuk menentukan tujuan atau kerangka tindakan yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tertentu. Ibrahim Bafadal 2003: 26 menjelaskan perencanaan perlengkapan pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses pemikiran
dan penetapan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu. Proses perencanaan pengadaan perlengkapan di sekolah tidak mudah,
karena harus dilakukan secara sistematis, rinci dan teliti berdasarkan informasi yang realistis tentang kondisi sekolah tersebut. Perencanaan yang
baik dan teliti akan berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan urutan pertama, kedua,
ketiga dan seterusnnya untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingannya. Hendaknya perencanaan
disesuaikan dengan analisis kebutuhan. Menurut Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana 2008: 275-276 untuk mengadakan perencanaan kebutuhan alat
pelajaran dilalui melalui tahap-tahap antara lain: 1 mengadakan analisis terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam
penyampaiannya, 2 mengadakan seleksi skala prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaanya apabila pengadaan kebutuhan melampaui
kemampuan daya beli atau daya pembuatan, 3 mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada, 4 mengadakan seleksi terhadap
alatmedia yang masih dapat dimanfaatkan, baik dengan reparasi atau modifikasi maupun tidak, 5 mencari dana bila belum ada, 6 menunjuk
seseorang bagian pembekalan untuk melaksanakan pengadaan alat. Untuk itu sebelum mengadakan sarana pendidikan lebih dahulu harus
melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali kekayaan yang telah ada. Dengan demikian baru bisa menentukan sarana apa yang diperlukan
berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah itu.
b. Pengadaan
Pengadaan adalah menghadirkan sarana pendidikan dalam menunjang pelaksanaan proses pembelajaran. Pengadaan sarana pendidikan seyogyanya
sesuai kiteria pemilihan. Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana 2008: 276 memberikan empat kriteria dalam pemilihan sarana, yaitu: 1 alat itu harus
berguna atau akan digunakan dalam waktu dekat mendesak, 2 mudah
digunakan, 3 bentuknya bagus dan menarik, dan 4 aman dan tidak menimbulkan bahaya jika digunakan.
Menurut B. Suryosubroto 2004: 116 pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh:
a Pembelian dengan biaya pemerintah.
b Pembelian dengan biaya SPP.
c Bantuan dari BP3.
d Bantuan dari masyarakat lainnya.
Sarana pendidikan dapat diadakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu untuk jumlah besar tertentu melalui lelangtender dengan
rekanan.
c. Inventarisasi
Inventarisasi berasal dari kata inventaris yang berarti daftar barang- barang, bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan untuk
mencatat dan menyusun daftar barang-barangbahan secara teratur menurut ketentuan yang berlaku Ari H Gunawan, 1996: 141. Penginventarisasian
perlengkapan pendidikan berfungsi untuk menciptakan tertib administrasi barang, penghematan keuangan dan mempermudah dalam pemeliharaan dan
pengawasan barang. Lebih lanjut inventarisasi mampu menjadikan data dan informasi untuk perencanaan.
Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik Negara atau swasta.
Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana. Menurut Ari H Gunawan kegiatan dalam inventarisasi
antara lain: 1 klasifikasi dan kode barang inventaris, kegiatan ini dilakukan
