3. Manfaat Job description
Manfaat Job description deskripsi pekerjaan antara lain untuk: 1.
Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Manajemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance
Management, Staffing Selection, Organization Design, Reward System, Career Development Training.
3. Sebagai bahan untuk mengadakan perbandingan antara tugas dan pekerjaan
dalam suatu perusahaan dengan tugas dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya termasuk sistem kompensasi yang berlaku.
4. Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam
perusahaan melalui proses evaluasi jabatan. 5.
Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system, penyusunan program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan,
rekrutmen, dan sebagainya. 6.
Membantu seseorang untuk bisa lebih mengerti mengenai tugas wewenang maupun tanggung-jawab dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan membantu
dalam hal memberi bahan orientasi jabatan untuk penjabatan baru. 7.
Menjelaskan dan menjernihkan mengenai ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interpretasi,
overlapping , dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
8. Membantu dalam program-program perencanaan dan pengembangan
organisasi termasuk diantaranya program-program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja dan lain-lain.
Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai
berikut : a.
Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama
jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa. b.
Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu
berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c.
Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau
bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d. Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi
jabatan.
Universitas Sumatera Utara
f. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara
dalam ruang pekerjaan. Pembuatan deskripsi pekerjaan job description yang wajar dilakukan
melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan
danatau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka wawancara oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil
pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk deskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, deskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan atau struktur organisasi yang baru
dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah deskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
1. Deskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang
merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.
2. Dalam deskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan
tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasiperusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.
Universitas Sumatera Utara
3. Deskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada
individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus
dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu. 4.
Deskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya
deskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan statements yang relevan dengan jabatan tersebut.
5. Data yang tercatat dalam deskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat
atau sifat dari jabatan yang bersangkutan. Proses penyusunan deskripsi pekerjaan akan diawali dengan kegiatan
pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan yang ada maupun lewat data sekunder referensi,
studi literatur. Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama dalam hal-
hal yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat umum. Hasil penyusunan awal yang berupa draft deskripsi jabatan kemudian
harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan evaluasi dan koreksi
yang dilaksanakan kemudian disusun “final job description” dan akhirnya bisa diimplementasikan. Deskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstan
permanen oleh karena itu tindak lanjut follow up berupa evaluasi secara kontinyu tetap diperlukan agar deskripsi jabatan selalu up to date.
Universitas Sumatera Utara
Deskripsi jabatan pada dasarnya menggambarkan tentang bagaimana kenyataan suatu kegiatanpekerjaan dilakukan. Secara komprehensif deskripsi
akan berisi tentang: 1.
Nama Jabatan : Di sini akan disebutkan masa jabatan yang ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dirancang dalam proses pembuatan
struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan disebutkan nomor kode dari jabatan tersebut untuk memudahkan dalam proses pendataan nantinya.
2. Kedudukan Jabatan : Di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut
dalam struktur organisasi yang ada, misalkan berada di departemenbagianseksi apa. Dari pernyataan ini akan dapat diketahui dengan
mudah tingkathirarki jabatan tersebut dalam struktur organisasinya. 3.
Ikhtisar Jabatan : menjelaskan mengenai tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan
ini bisa pula dikatakan sebagai kesimpulan summary dari tugas-tugas pokok. 4.
Tugas-Tugas Pokok : berisikan daftar tugas-tugas yang harus dilaksanakan; meliputi tugas rutin harian, tugas berkala periodik mingguanbulanan, dan
tugas insidentiltambahan yang kejadiannya berlangsung secara random. Tugas-tugas yang dituliskan terutama sekali yang frekuensi kegiatannya cukup
sering. Dari daftar tugas ini, maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan
serinci mungkin. 5.
Wewenang : menunjukkan “the right power” dari suatu jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturanprosedur yang harus ditaati, dan
Universitas Sumatera Utara
sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak ditujukan ke mereka yang memiliki kedudukan levelhirarki yang berada langsung di lini atas suatu
jabatan. Selanjutnya deskripsi jabatan seringkali pula akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di mana jabatankegiatan tersebut akan
diselenggarakan secara rutin. Dengan spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan diberikan gambaran umum mengenai spesifikasi dan kondisi kerja
seperti posisi kerja, pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja
lainnya dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran tentang spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan sekaligus pula
bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi jabatan.
C. Prestasi kerja
Kategori