Prinsip-prinsip tata Ruang Kantor

anggota timnya yang lain, akan sangat berbeda dengan ruang kerja yang guru yang kurang membutuhkan interaksi sosial. 2 Arus kerja. Analisis arus kerja dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal tentunya sangat diperlukan dalam perencanaan tata ruang. Menurut Gie 2000, arus kerja yang efisien akan menempatkan guru dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun criss- crossing pekerjaan. Misalnya, divisi penagihan mempunyai dokumen utama berupa formulir penagihan, divisi kredit berupa aplikasi kredit, dan departemen pembelian berupa order pembelian. Dengan melacak pergerakan dokumen utama antardepartemenyang dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu persiapan dan penganalisaan arusbagan proses serta mendiagramkan pergerakan dokumen melalui pola arus kerja; pola arus kerja dapat meminimalisir aktivitas kerja yang dapat menimbulkan fenomena bottleneck. 3 Bagan organisasi. Ketika arus kerja secara vertikal, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar guru pada level yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi guru ataupun unit kerja. 4 Proyeksi hubungan kerja pada masa datang. Menjelaskan beberapa luas area yang dibutuhkan jika persahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan pada masa depan. Perluasan dilakukan karena beberapa hal berikut: a Pengembangan produk baru yang akan membutuhkan guru baru yang mungkin diikuti dengan perluasan area kantor. b Ekspektasi tingkat pertumbuhan sekolah per tahun, baik diukur melalui tingkat laba yang diperoleh maupun tingkat penjualan yang didapat. c Kemungkinan perubahan dalam pengorganisasian kantor yang mungkin membutuhkan penambahan atau pengurangan guru baru. 5 Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan lain-lain yang dilakukan oleh guru ataupun departemen sangat membantu dalam perencanaan tata ruang kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan, semakin dekat ruangannya. 6 Departemen dalam organisasi. Banyak sekolah mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama depertemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja antarmereka. Misalnya, departemen akuntansi akan ditempatkan berdekatan dengan departemen pemrosesan data, dan departemen yang biasa berhubungan dengan publik pembelian atau hubungan masyarakat akan ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk atau reception area. 7 Kantor publik dan privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan menunjukkan prestise dan status sekolah atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor masa sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama karena biaya pengoperasian kantor privat yang mahal: sulitnya mengubah tata ruang apabila diperlukan, penataan cahaya atau AC sulit dilakukan dibandingkan dengan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif, dan yang paling berpengaruh adalah lingkungan kerja sekolah semakin luas. Tidak dapat dibayangkan bagaimana sekolah yang melayani Bekasi hanya mempunyai satu kantor pusat di Kawasan Sudirman, Jakarta. 8 Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh guru adalah guru yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar dibandingkan dengan yang tidak. Yang kedua, jenis peralatan ataupun tanggung jawab masing-masing guru akan memengaruhi kebutuhan ruang kerjanya. 9 Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan tata ruang kantor memfasilitasi pergerakan guru dari suatu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat guru bergerak secara mudah tanpa terhambat, dan sebaliknya lorong tempat guru bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peraalatan yang dapat menghalanginya. 10 Pembiayaan ruangan perkantoran. Dapat dikatakan bahwa investasi sekolah dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, di mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor AC, kelembaban, perlakuan khusus, lisensi, dan lain-lain. 23

d. Tujuan, dan Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Sedarmayanti, apabila diperinci, tujuan tata ruang kantor, antara lain adalah: 1 Mencegah penghamburan tenaga dan waktu guru karena prosedur kerja dipersingkat 2 Menjamin kelancaram proses pekerjaan 3 Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien 4 Mencegah guru di bagian lain terganggu oleh suara bising dan lainnya 5 Menciptakan kenyamanan kerja guru 6 Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor 7 Mengusahakan adanya keleluasaan bagi: a Gerakan guru yang sedang bekeja b Kemungkinan untuk guru memanfaatkan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu 23 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Penerbit Erlangga, 2007, h. 189. c Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor pada kemudian hari jika mungkin Menurut Sukoco, tata ruang yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1 Mengoptimalkan penggunan ruang yang ada secara efektif 2 Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi guru 3 Memberikan kesan positif terhadap pelanggankonsumen 4 Menjamin efisiensi dari arus keja yang ada 5 Meningkatkan produktivitas kerja guru 6 Mengantisipasi perkembangan organisasi pada masa depan dengan melakukan perencanaan tata ruang yang fleksibel Moekijat dalam bukunya menjelaskan beberpa fungsi kantor. Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komnikasi dan catatan- catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut: 1 Untuk menerima keterangan 2 Untuk mencatat keterangan 3 Untuk menyusun keterangan 4 Untuk memberi keterangan 5 Untuk menjamin aktiva. 24 Jadi, secara garis besar, tujuan dan manfaat tata ruang kantor adalah mengatur tata ruang kantor secara baik sehingga pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar, koordinasi dan pengawasan semakin mudah, akhirnya mencapai efektivitas kerja. 24 Moekijat, Administrasi Perkantoran, Bandung: CV Mandar Maju, 2008, h. 2