Analisis Sistem Berjalan As-Is

Mempunyai tugas dalam pembayaran perangkat yang dibeli oleh procurement, dan pembayaran biaya pengiriman perangkat.

4.1.4 Analisis Sistem Berjalan As-Is

Sales mengadakan kesepakatan dengan pelanggan mengenai jangkauan dan frekuensi radio, lama berlangganan, besar biaya instalasi one time charge OTC, besar biaya bulanan monthly recharge MRC, dan tanggal aktivasi. Kemudian Sales akan menginput data pelanggan dalam sistem yang dimilikinya dan pelanggan tersebut akan memiliki nomer identifikasi work order IDWO. Selanjutnya divisi Service Delivery SD akan membuat daftar kebutuhan untuk setiap IDWO. Kebutuhan tersebut berupa perangkat yang memiliki serial number, dan consumable part tanpa serial number yang terdapat di gudang. Perangkat- perangkat tersebut dibeli oleh Indosat dari suppliervendor dalam dan luar negeri melalui proses kerjasama internal antara Sales, divisi Resource Management, dan bagian Procurement dengan memperhitungkan business case dalam jangka waktu 1 satu semester atau 6 bulan. Perangkat yang keluar dari gudang untuk divisidepartemen manapun, harus dibooking melalui aplikasi DJ-Online. Daftar perangkat yang telah dibooking selanjutnya disebut packing slip kemudian dicetak dan diberikan kepada SD. SD memberikan packing slip yang telah ditandatangani oleh manajer SD kepada Admin inventori. Admin akan menyamakan serial number perangkat yang tersedia dan kuantitas consumable part yang dibutuhkan. Jika ada perbedaan data maka Admin mengedit langsung pada kertas. Kemudian SD menandatangani packing slip dengan memberikan informasi nama dan nomer telpon. Setelah itu packing slip discan dan di copy untuk arsip di gudang. Jika area aktivasi di Jabodetabek maka perangkat cukup diambil oleh SD, namun jika diluar wilayah tersebut maka perangkat tersebut harus dikirim. Jika perangkat ingin dikirim, SD membuat delivery request DR, kemudian bersama dengan packing slip ditandatangani oleh manajer SD discan dan dilampirkan dalam email. Admin akan memproses email tersebut dan menghubungi jasa pengiriman selanjutnya disebut Mover yang telah bekerjasama dengan Inventory Management. Kemudian DR dan packing slip dicetak oleh Admin dan perangkat di pick up oleh mover dengan bukti pengiriman berupa nomer air waybill AWB. Perangkat yang telah terpasang di pelanggan yang sudah tidak bekerjasama, akan ditarik, dan dicek kondisinya oleh tim SD selanjutnya disebut proses return. Jika sudah rusak akan disimpan di gudang, namun jika masi berfungsi dengan baik, maka akan diinput kembali kedalam sistem DJ-Online dan dapat digunakan untuk spare perangkat divisi Service Assurance SA. Pelanggan yang mengalami gangguan pada jaringan, maka dapat menghubungi tim SA. Tim SA akan melakukan registrasi terhadap pelanggan tersebut dan menginformasikan nomer identifikasi yang dinamakan trouble ticket kemudian SA akan memperbaiki gangguan tersebut, namun jika gangguan tersebut diakibatkan dari kerusakan perangkat, maka perangkat pengganti harus dibooking. Proses booking, pengambilan, dan pengiriman perangkat sama dengan SD. Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan Gambar 4.2 menjelaskan keseluruhan sistem yang diterapkan Group Customer Operation pada PT. Indosat Tbk. namun, kotak merah merupakan ruang lingkup atau batas sistem Inventory Management. Sistem yang telah dibatasi ruang lingkupnya akan dijelaskan melalui gambar 4.3. Flowchart Ruang Lingkup Sistem Berjalan Mover FE User DH RM Manajer Inventori Admin Inventori FE Inventori SDSA User Start Input perangkat Booking PS Menyiapkan perangkat Pick up Scan Dokumen Dikirim? PS + DR no yes Membuat Laporan Pengeluaran Perangkat Mengecek dokumen Menyiapkan perangkat Scan Dokumen Pick up AWB Membuat Laporan Pengiriman Dismantle Input perangkat Start Membuat Laporan Dismantle Laporan Laporan end Gambar 4.3 Flowchart Ruang Lingkup Sistem Berjalan

4.1.5 Identifikasi Masalah