Flowchart Ruang Lingkup Sistem Berjalan
Mover FE User
DH RM Manajer
Inventori Admin
Inventori FE Inventori
SDSA User
Start Input
perangkat Booking
PS Menyiapkan
perangkat
Pick up Scan
Dokumen Dikirim?
PS + DR no
yes Membuat
Laporan Pengeluaran
Perangkat Mengecek
dokumen Menyiapkan
perangkat Scan
Dokumen Pick up
AWB Membuat
Laporan Pengiriman
Dismantle Input
perangkat Start
Membuat Laporan
Dismantle Laporan
Laporan end
Gambar 4.3 Flowchart
Ruang Lingkup Sistem Berjalan
4.1.5 Identifikasi Masalah
Sebelum membangun sistem informasi inventori, terlebih dahulu dilakukan identifikasi masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan saat ini.
Identifikasi masalah dilakukan melalui uji kelayakan menggunakan analisis PIECES Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service.
Dari analisis ini akan ditemukan masalah utama yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan, analisis PIECES sebagai berikut:
1. Analisis Kinerja Performance Dalam aspek kinerja, masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan
di Inventory Management yaitu: a. Sistem berjalan masih manual, pencatatan peminjaman, pengiriman,
dan pengeluaran perangkat, hal ini menyebabkan pegawai kesulitan dalam proses pencarian data dan pembuatan laporan.
2. Analisis Informasi Information Dalam aspek informasi, masalah yang terjadi pada sistem yang sedang
berjalan di Inventory Management yaitu: a. Adanya duplikasi data pada aplikasi DJ-Online. Hal ini berpengaruh
terhadap perhitungan biaya pengeluaran perangkat pada laporan pemakaian perangkat bulanan, yang menyebabkan laporan menjadi
tidak valid dan reliabilitas. b. Tidak tersedianya informasi lokasi perangkat berdasarkan serial
number SN menyebabkan user membutuhkan waktu yang lama dalam
pengambilan perangkat. c. Tidak dilengkapi nya keterangan, tutorial, dan gambar perangkat juga
menyebabkan user kesulitan dalam instalasi perangkat. 3. Analisis Ekonomi Economy
Dalam aspek informasi, masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan di Inventory Management yaitu:
a. Aplikasi DJ-Online tidak dilengkapi dengan notifikasi, baik notifikasi untuk user maupun Admin, hal ini menyebabkan kurangnya informasi
yang didapat mengenai booking, stok perangkat yang habis, dan perangkat yang telah diambil oleh user. Jika perangkat habis sebelum 6
enam bulan, maka untuk pengadaan perangkat tersebut, tim inventori harus request order perangkat ke vendor namun diluar purchase order
sehingga menyebabkan harga perangkat akan lebih mahal, selain itu dikarenakan kebutuhan perangkat tersebut mendadak, maka perangkat
belum tentu tersedia di vendor dan menyebabkan membutuhkan waktu yang lebih lama lagi untuk pengadaan perangkat tersebut.
4. Analisis Pengendalian Control Aplikasi DJ-Online tidak dilengkapi dengan notifikasi, baik notifikasi untuk
user maupun Admin, hal ini menyebabkan manajer kesulitan dalam
mengawasi transaksi proses bisnis dalam sistem berjalan. 5. Analisis Efisiensi Efficiency
Tampilan aplikasi DJ-Online yang tidak user friendly menyebabkan user kesulitan dalam proses booking, user harus menghafal kategori, jenis, merk,
dan tipe perangkat jika ingin melakukan booking, jika tidak hafal, maka user dapat menanyakan kepada Admin, selain membutuhkan waktu yang lama, hal
ini juga menyebabkan kinerja Admin kurang maksimal dikarenakan harus menjawab telpon dan email hanya untuk proses booking.
4.1.6 Analisis Sistem yang Diusulkan TO-BE
