yang didapat mengenai booking, stok perangkat yang habis, dan perangkat yang telah diambil oleh user. Jika perangkat habis sebelum 6
enam bulan, maka untuk pengadaan perangkat tersebut, tim inventori harus request order perangkat ke vendor namun diluar purchase order
sehingga menyebabkan harga perangkat akan lebih mahal, selain itu dikarenakan kebutuhan perangkat tersebut mendadak, maka perangkat
belum tentu tersedia di vendor dan menyebabkan membutuhkan waktu yang lebih lama lagi untuk pengadaan perangkat tersebut.
4. Analisis Pengendalian Control Aplikasi DJ-Online tidak dilengkapi dengan notifikasi, baik notifikasi untuk
user maupun Admin, hal ini menyebabkan manajer kesulitan dalam
mengawasi transaksi proses bisnis dalam sistem berjalan. 5. Analisis Efisiensi Efficiency
Tampilan aplikasi DJ-Online yang tidak user friendly menyebabkan user kesulitan dalam proses booking, user harus menghafal kategori, jenis, merk,
dan tipe perangkat jika ingin melakukan booking, jika tidak hafal, maka user dapat menanyakan kepada Admin, selain membutuhkan waktu yang lama, hal
ini juga menyebabkan kinerja Admin kurang maksimal dikarenakan harus menjawab telpon dan email hanya untuk proses booking.
4.1.6 Analisis Sistem yang Diusulkan TO-BE
Berdasarkan analisis PIECES pada sistem yang sedang berjalan, maka sistem usulan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut yaitu:
1. Membuat analisis dan perancangan sistem informasi inventori yang sesuai kebutuhan user.
2. Membuat sistem database yang dapat mengelola data perusahaan dan mengurangi redudansi data. Database untuk penyimpanan data user, data
perangkat, data stok perangkat, data perangkat masuk, data perangkat keluar, data perangkat return, data Admin, data transaksi booking, dan data
pengiriman. 3. Membuat aplikasi yang memiliki fitur booking, pick up, pengiriman, dan
return perangkat dengan tampilan user friendly. Tampilan aplikasi disertai
dengan gambar, akan ditampilkan pula spesifikasi seluruh perangkat yang akan dibooking. Hal ini diharapkan dapat mempermudah user sehingga user
tidak perlu menghafal langkah-langkah booking. 4. Membuat laporan terotomatisasi dengan format yang telah disesuaikan
dengan kebutuhan manajer dan DH Resource Management. Selain itu dilengkapi pula dengan grafik pengeluaran perangkat terotomatisasi yang
berguna untuk pengambilan keputusan oleh eksekutif kapanpun dibutuhkan.
Gambar 4.4 Rich Picture Sistem Usulan
Gambar 4.4 menjelaskan mengenai sistem usulan berdasarkan hasil analisis PIECES. Vendor dan Mover sebagai actor diluar sistem memberikan
informasi kepada Admin mengenai data yang akan diinput ke dalam sistem informasi inventori. Vendor memberikan perangkat disertai dengan data
spesifikasi perangkat dengan melampirkan fotokopi purchase order PO, dan delivery order DO sebagai bukti serah terima perangkat. Mover memberikan
data nomor air way bill AWB sebagai bukti serah terima pengiriman perangkat. User
memberikan data transaksi booking. Kemudian manajer dapat melihat laporan, lebih detail akan dijelaskan pada Gambar 4.5 mengenai diagram alir
sistem usulan yang selanjutnya dapat digunakan sebagai standar operasional perusahaan SOP. Proses bisnis pada SOP yang akan diusulkan, terdiri dari:
1. Manajemen Perangkat Masuk 2. Manajemen Booking
3. Manajemen Pick up 4. Manajemen Pengiriman
5. Manajemen Return 6. Manajemen View Laporan
Diagram alir dari proses bisnis yang diusulkan sebagai berikut: 1. Diagram Alir Manajemen Perangkat Masuk
Manajemen Perangkat Masuk
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Manajer
Pembelian Perangkat
start 1. Actor :
Procurement 2. Dokumen:
a. Purchase Order 3. Tabel:
a. PO
Input Data Perangkat
Penerimaan Perangkat
end
1
2
3
Pengiriman Perangkat
1. Actor : Vendor
2. Dokumen: a. Purchase Order
b. Delivery Order c. Spesifikasi Perangkat
3. Tabel: a. PO
b. Perangkat
1. Actor : Admin
2. Dokumen: a. Purchase Order
b. Delivery Order c. Spesifikasi Perangkat
3. Tabel: a. PO
b. Perangkat
1. Actor : Admin
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. PO
b. Perangkat
4
Gambar 4.5
Diagram Alir Manajemen Perangkat Masuk
2. Diagram Alir Manajemen Booking
Manajemen Booking
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Manajer
Input Data Pelanggan
start 1. Actor :
Service Delivery 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Perangkat
1. Actor : Admin
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Pelanggan
Approval Booking
end
1
2
Pilih Perangkat
Pilih Jumlah Perangkat
1. Actor : Service Delivery
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
1. Actor : Service Delivery
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Pelanggan
Cetak Packing Slip
3 4
5
1. Actor : Service Delivery
2. Dokumen: a. Packing Slip
3. Tabel: a. Perangkat
b. Pelanggan 1
Gambar 4.6
Diagram Alir Manajemen Booking 3. Diagram Alir Manajemen Pick up
Manajemen Pick Up
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Manajer
start 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
a. Packing Slip 3. Tabel:
a. Booking
Input Data Pick Up
end
1
2
Pilih Daftar Booking
Ubah Approval Booking
Pilih Serial Number Perangkat
Submit Pick Up Serah Terima
Perangkat
3 4
5 6
1 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Booking 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Perangkat 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Booking 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Pick Up 1. Actor :
Service Delivery 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
-
Gambar 4.7
Diagram Alir Manajemen Pick up
4. Diagram Alir Manajemen Pengiriman
Manajemen Pengiriman
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Mover
start 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
a. Packing Slip 3. Tabel:
a. Booking
Upload Nomer AWB
end
1
2
Pilih Daftar Booking
Ubah Approval Booking
Pilih Serial Number Perangkat
Submit Pengiriman
Serah Terima Perangkat
3 4
5 6
1 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Booking 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Perangkat 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
a. AWB 3. Tabel:
a. Booking 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Pengiriman 1. Actor :
Mover 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
-
Gambar 4.8 Diagram Alir Manajemen Pengiriman
5. Diagram Alir Manajemen Return
Managemen Return
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Manajer
1. Actor : Service Assurance
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Return
1
Pencarian SN Perangkat
start
end
Input Kondisi Perangkat
Ubah Status Perangkat
2
3
Pengembalian Perangkat
1. Actor : Admin
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Return 1. Actor :
Admin 2. Dokumen:
- 3. Tabel:
a. Perangkat b. Return
1. Actor : Admin
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Return
4
Gambar 4.9
Diagram Alir Manajemen Return
6. Diagram Alir View Laporan
Manajemen Laporan
Service Assurance Service Delivery
Vendor Keterangan
Deskripsi Procurement
Admin Manajer
1. Actor : Manajer
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Booking c. Pick Up
d. Pengiriman e. Return
1
Pilih Laporan
start
end
Pilih Kategori
Pilih Periode
Cetak Laporan View Laporan
1. Actor : Manajer
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Booking c. Pick Up
d. Pengiriman e. Return
1. Actor : Manajer
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Booking c. Pick Up
d. Pengiriman e. Return
1. Actor : Manajer
2. Dokumen: -
3. Tabel: a. Perangkat
b. Booking c. Pick Up
d. Pengiriman e. Return
1. Actor : Manajer
2. Dokumen: a. Laporan
3. Tabel: a. Perangkat
b. Booking c. Pick Up
d. Pengiriman e. Return
2
3
4
5
Gambar 4.10
Diagram Alir View Laporan
4.2 Workshop Design
