di kemasan produk masih tersimpan di gudang, maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier perusahaan atau ditiadakan.
4.1.9 Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak terkait dengan proses bisnis perusahaan, diidentifikasikan bahwa perusahaan ini belum memiliki media yang
dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga terkadang perusahaan mengalami kesulitan untuk memberikan layanan yang maksimal
kepada pelanggan. Permasalahan yang ada ialah:
1. Sistem yang masih manual dengan kata lain belum terkomputerisasi,
sehingga tidak efektif dan efisien dalam bekerja. 2.
Promosi dan penawaran produk yang dilakukan selama ini adalah dengan ‘door to door’ yaitu bertemu dengan pelanggan harus ‘face to face’ atau
secara personal sehingga sangat menyita waktu dan penyebaran promosi barang ke pelanggan secara langsung seperti ini masih kurang maksimal.
3. Dikarenakan pendekatan pelanggan dengan cara personal selling, maka
masalah yang timbul adalah seringnya miss komunikasi yang terjadi dengan pelanggan.
4. Pelanggan susah berinteraksi dengan perusahaan seperti ketika pelanggan
ingin memberikan pertanyaan atau memberikan kritik saran.
4.1.10 Analisis Sistem Berjalan
a. Rich Picture Sistem Berjalan Calon Pelanggan
Gambar 4.3 Sistem Berjalan Calon Pelanggan Penjelasan gambar 4.3 sebagai berikut:
1. PT. Rajawali Nusindo dalam hal ini divisi pemasaran MK akan
memberikan penawaran produk yang berbentuk brosur ataupun proposal ke calon pelanggan rumah sakit apotek klinik. PT. Rajawali Nusindo
akan bertemu langsung dengan pimpinan rumah sakit ataupun dengan dokter, kemudian pihak PT. Rajawali Nusindo akan menjelaskan isi dari
proposal brosur yang dibawa sesuai dengan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh PT. Rajawali Nusindo. Biasanya pihak Rumah Sakit tidak
akan memutuskan saat itu dan meminta pihak PT. Rajawali Nusindo untuk
menghubunginya kembali sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak.
2. Rumah sakit lalu memberikan konfirmasi untuk dapat mendiskusikan hal-
hal yang berkaitan dengan produk. 3.
Sesuai dengan kesepakatan, PT. Rajawali Nusindo MK akan memfollow up kembali kepada pihak rumah sakit datang langsung ke rumah sakit
untuk menanyakan apakah rumah sakit tertarik untuk membeli produk- produk PT. Rajawali Nusindo. Jika ada respon dari rumah sakit untuk
mengetahui lebih detail tentang kegiatan ini, maka pihak rumah sakit dapat melakukan meeting dengan pihak PT. Rajawali Nusindo untuk
menanyakan lebih rinci tentang pemesanan barang hingga cara bayar. Ada 2 pilihan cara bayar, yaitu pembayaran melalui transfer bank dan
pembayaran cash on delivery, uang dibayar langsung ke bagian distribusi. 4.
Rumah sakit tertarik, dan diadakan meeting guna membahas jenis produk yang di jual PT. Rajawali Nusindo hingga cara bertransaksi.
5. Rumah sakit mengisi formulir pemesanan untuk memesan barang. Form
pemesanan yang sudah diisi di berikan ke MK Pusat oleh sales. 6.
Form pemesanan di serahkan kepada Cabang PT. Rajawali Nusindo yang terdekat dari lokasi rumah sakit yang memesan barang. Hal ini bertujuan
agar transaksi dan distribusi barang lebih efisien. 7.
Pihak MK Cabang PT. Rajawali Nusindo mengkonfirmasikan pemesanan yang telah dilakukan oleh pihak rumah sakit apakah form pemesanan telah
sesuai dengan pemesanan yang dilakukan pihak rumah sakit, dan bila ada
stok barang
yang kosong,
pihak MK
Cabang juga
dapat memberitahukannya kepada rumah sakit tersebut.
8. Setelah mengecek form pemesanan dan form pemesanan tersebut sudah
benar, maka pihak rumah sakit diminta untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu sesuai dengan transaksi yang dilakukan dengan cara
transfer melalui bank. 9.
Bukti transfer dari bank di simpan oleh pihak rumah sakit untuk nantinya ditukarkan dengan pesanan barang bila sudah sampai.
10. Setelah melakukan pembayaran, pihak rumah sakit melakukan konfirmasi
sudah melakukan pembayaran ke pihak MK Cabang melalui telepon. 11.
Pihak MK Cabang melakukan proses input data pesanan dan menyimpan data pesanan ke komputer.
12. Setelah di submit ke bagian data penjualan, data tersebut di cetak.
13. Cetakan data pemesanan adalah bukti pemesanan dan diserahkan ke
gudang untuk dapat memproses barang agar nanti dapat dikirim ke pihak pemesan.
14. Setelah mengambil barang digudang, selanjutnya barang dikirim dengan
menyertakan bukti pesanan ke pihak rumah sakit. 15.
Barang di terima rumah sakit dan bukti transfer diberikan kepada MK Cabang melalui agen distribusi PT. Rajawali Nusindo.
16. Selanjutnya pihak rumah sakit mengkonfirmasikan ke pihak MK Cabang
bahwa barang sudah diterima.
17. Pihak MK Cabang memberikan laporan transaksi kepada pihak MK Pusat
PT. Rajawali Nusindo. b.
Rich Picture Sistem Berjalan Pelanggan
Gambar 4.4 Sistem Berjalan Pelanggan Penjelasan gambar 4.4 sebagai berikut:
1. PT. Rajawali Nusindo dalam hal ini divisi pemasaran MK akan
memberikan penawaran produk yang berbentuk brosur ataupun proposal ke pelanggan rumah sakit apotek klinik. PT. Rajawali Nusindo akan
bertemu langsung dengan pimpinan rumah sakit ataupun dengan dokter, kemudian pihak PT. Rajawali Nusindo akan menjelaskan isi dari proposal
brosur yang dibawa sesuai dengan maksud dan tujuan yang diinginkan oleh PT. Rajawali Nusindo. Biasanya pelanggan tidak akan memutuskan
saat itu dan meminta pihak PT. Rajawali Nusindo untuk menghubunginya kembali sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak.
2. Pelanggan lalu memberikan konfirmasi untuk dapat mendiskusikan hal-hal
yang berkaitan dengan produk. 3.
Sesuai dengan kesepakatan, PT. Rajawali Nusindo MK akan memfollow up kembali kepada pihak rumah sakit datang langsung ke pelanggan
untuk menanyakan apakah pelanggan tertarik untuk membeli produk- produk PT. Rajawali Nusindo.
4. Pelanggan tertarik, lalu sales membuatkan surat Internal Requsition IR
yang berfungsi sebagai surat pemesanan yang digunakan untuk memproses transaksi pemesanan hingga pembayaran.
5. Surat IR di serahkan kepada Cabang PT. Rajawali Nusindo yang terdekat
dari lokasi pelanggan yang memesan barang. Hal ini bertujuan agar transaksi dan distribusi barang lebih efisien.
6. Pihak MK Cabang PT. Rajawali Nusindo mengkonfirmasikan pemesanan
yang telah dilakukan oleh pihak pelanggan apakah surat IR telah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan pelanggan, dan bila ada stok barang
yang kosong, pihak MK Cabang juga dapat memberitahukannya kepada pelanggan.
7. Setelah melakukan pemesanan, pihak pelanggan melakukan konfirmasi
waktu pengiriman barang ke pihak MK Cabang melalui telepon. 8.
Pihak MK Cabang melakukan proses input data pesanan invoice dan menyimpan data invoice ke komputer.
9. Setelah di submit ke bagian data penjualan, data tersebut di cetak.
10. Cetakan data invoice adalah bukti pemesanan dan diserahkan ke gudang
untuk dapat memproses barang agar nanti dapat dikirim ke pihak pemesan. 11.
Setelah mengambil barang digudang, selanjutnya barang dikirim dengan menyertakan invoice ke pelanggan.
12. Barang di terima pelanggan dan copy surat invoice beserta surat perjanjian
pembayaran diberikan kepada pelanggan untuk konfirmasi bahwa barang sudah diterima pelanggan dan pelanggan wajib melakukan pembayaran
dalam kurun waktu yang ditentukan. 13.
Pelanggan melakukan pembayaran dalam kurun waktu yang telah disepakati dan dibayar sesuai dengan transaksi yang dilakukan dengan cara
transfer melalui bank atau dengan cash on delivery yaitu uang dibayar langsung ke bagian distribusi.
14. Bukti transfer dari bank di simpan oleh pelanggan untuk nantinya
dikirimkan ke MK Cabang. 15.
Pelanggan mengkonfirmasi ke pada MK Cabang bahwa pesanan sudah diterima dan sudah lunas dibayar.
16. Pihak MK Cabang memberikan laporan transaksi kepada pihak MK Pusat
PT. Rajawali Nusindo.
4.1.11 Mengidentifikasikan Vision
