Penyusunan rancangan pelatihan harus memperhatikan pihak-pihak yang akan terlibat dalam pelatihan peserta, penyelenggara, dan instruktur,
tujuan yang akan dicapai, materi yang akan diolah, metode dan peralatan yang hendak dipakai, tempat pelaksanaan, jadwal kegiatan untuk tiap sesi ataupun
secara keseluruhan. Semua itu diatur dan dirancang secara efisien, lancar, dan efektif untuk mencapai tujuan pelatihan Hardjana, 2001.
1. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Pertimbangan kebutuhan pelatihan sebagai proses penyusunan rancangan pelatihan, menurut Simamora 1995 dapat ditentukan dengan
tiga analisis. 1.
Analisis Organisasi. Merupakan analisis pemeriksanaan jenis-jenis permasalahan yang dialami organisasi dan dimana permasalahan itu
berada di dalam organisasi. 2.
Analisis Operasional. Merupakan proses penentuan perilaku yang disyaratkan dari pemegang jabatan dan standar kinerja yang harus
dipenuhi. 3.
Analisis Personalia. Analisis ini bertujuan untuk memeriksa seberapa baik individu karyawan melaksanakan pekerjaan mereka, berdasarkan
perbandingan kinerja aktual terhadap standar kinerja organisasional atau suatu perbandingan kebutuhan keahlian karyawan.
Gambar 2. Proses Penentuan Kebutuhan Pelatihan Noe, 2002
Analisis organisasi
Analisis kerja
Analisis personal
Apa konteksnya?
Pada pekerjaan apa?
Siapa? Alasan
-legislasi -kurang kemampuan dasar
-kinerja rendah -teknologi baru
-request konsumen -produk baru
-tingginya standar kinerja -pekerjaan baru
Hasil -pembelajaran yang dibutuhkan
-siapa yang memberikan -frekuensi pelatihan
-pelatihan vs kegiatan pilihan HR lainnya
Menurut Williamson 1993, analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu pendekatan yang sistematik untuk menentukan kebutuhan pelatihan
sebenarnya yang ada di dalam organisasi. Kebutuhan pelatihan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu kebutuhan untuk perbaikan
atau perubahan dalam pekerjaan yang dapat dipenuhi oleh pelatihan tertentu.
Wexley dan Latham 1991 juga menjelaskan, Lima langkah kerja dari identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan dengan analisis
kerja analisis operasional: 1.
Lihat deskripsi kerja job description; 2.
Kenali tugas-tugas yang berkaitan, untuk perancangan program pelatihan;
3. Kenali pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang dibutuhkan dalam
kinerja kerja; 4.
Kembangkan serangkaian tujuan dari pelatihan; dan 5.
Rancang program pelatihan. Analisis personal dilakukan secara fokus pada karyawan
individual, menguraikan dengan pertanyaan “Siapa yang membutuhkan pelatihan dan apa jenisnya?”. Tahap pertama dalam analisis personal
adalah analisis mengenai seberapa baik kinerja kerja karyawan, yang berkaitan dengan penilaian kinerja Wexley dan Latham, 1991.
2. Identifikasi Tujuan Pelatihan Setelah analisis kebutuhan pelatihan, selanjutnya yang harus
dilakukan dalam merancang suatu pelatihan adalah mengidentifikasi sasaran pelatihan. Hardjana 2001 menjelaskan bahwa pelatihan terdiri
dari serangkaian sesi yang disusun untuk mencapai tujuan keseluruhan pelatihan. Oleh karena itu, masing-masing sesi mempunyai tujuan
tersendiri. Dan melalui pencapaian tujuan tiap sesi itu, tujuan keseluruhan pelatihan diharapkan tercapai. Menurut Siagian 2005, manfaatnya
diketahui sasaran pelatihan adalah sebagai tolak ukur untuk menentukan
berhasil tidaknya program pelatihan dan bahan pertimbangan dalam menentukan metode pelatihan yang digunakan.
3. Desain Program Pelatihan
