66 Adapun maksud dan tujuan dari didirikannya PT. Ultra Adilestari Stella
Perkasa adalah : 1. Membantu menyalurkan produk-produk Bayer dari perusahaan yang
menggunakan jasa PT. ULTRAMOS JAYA. 2. Memasarkan produk-produk kebutuhan masyarakat luas agar dapat
dijangkau oleh masyarakat umum. 3. Menjalankan segala macam bentuk usaha- usaha yang langsung
maupun tidak langsung untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan tersebut.
4.1.2 Struktur Organisasi PT Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan
Menurut Robbins 2007 : 214, struktur organisasi adalah penentuan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara
formal. Ada enam 6 elemen yang penting dalam mendesain struktur organisasi bagi sebuah perusahaan, yaitu spesialisasi kerja, departementalisasi,
rantai komando, rentang kendali, stralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi.
a. Faktor-faktor utama yang diidentifikasi menentukan perancangan struktur
suatu organisasi adalah: Strategi yang digunakan organisasi
Struktur suatu organisasi harus mengikuti strategi yang dijalankan organisasi tersebut, dan harus dapat dimodifikasi untuk menampung dan
mendukung perubahan signifikan dalam pelaksanaan strategi organisasi.
67 b. Ukuran organisasi
c. Ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.
Semakin besar ukuran sebuah organisasi, maka struktur organisasi yang digunakan juga akan semakin kompleks dan harus mampu
mengkoordinasikan setiap sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi secara tepat.
Teknologi
d. Istilah teknologi mengacu kepada cara sebuah organisasi mengubah input
menjadi output. Teknologi yang digunakan perusahaan untuk
memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.
Lingkungan Lingkungan yang selalu berubah akan turut memengaruhi struktur
sebuah organisasi, baik dari segi pesaing, peraturan pemerintah, ataupun preferensi pelanggan dalam menggunakan produk perusahaan.
Struktur organisasi PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan adalah berbentuk struktur organisasi garis dimana tiap atasan mempunyai
sejumlah bawahan tertentu dan setiap bawahan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada atasan masing-
masing sesuai jenjang organisasi. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan dapat dilihat pada Gambar 4.1 .
68
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan Per : 31Desember 2011
Direktur Nurdin
General Manager Daniel Nurdin
Sales Manager New Year Manulang
Finance Acc Manager
M. Rifai
Personal Manager
Hendrik Tobing Sales
Supervisor Sri
Acc Supervisor
Dumasari Logistic
Supervisor Mariawan
Adm Gudang
Wahyu Sales
Supervisor Suparwan
Sales Supervisor
Indra Avis
Sales Supervisor
Eka Kurnia Sales
5orang
Sales 5orang
Sales 5orang
Sales 5orang
Adm Supervisor
Sri Hartati Financial
Supervisor Deny
Agustiar Helper
Gudang 10orang
Coordinator pengiriman
Budiyanto Acc
officer 2orang
Adm officer
3orang Kasir
4orang
Driver 10orang
Helper Expedisi
4orang Security
3orang Office
BoyGirl 2orang
Operator Winda
69 Struktur organisasi yang digunakan PT. Ultra Adilestari Stella Perkasa
Medan dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja karyawan. Rincian mengenai tanggung jawab dan wewenang tiap-tiap
jabatan dalam struktur organisasi sebelumnya adalah sebagai berikut: 1. Direktur
a. Menentukan kebijaksanaan yang bersifat menyeluruh bagi perusahaan. b. Menerima tanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan tugas manajer.
c. Mengkoordinir aktivitas seluruh bawahan demi tercapainya objektivitas.
d. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan wewenang yang diberikan kepada Dewan Komisaris pada rapat umum.
2. Manajer Penjualan a. Membuat rencana penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
b. Mengkoordinir dan mengawasi para salesman, tenaga kolektor, dan tenaga pelayanan teknis.
c. Merencanakan pelaksanaan promosi perusahaan. d. Melaporkan kepada Direktur tentang perkembangan penjualan
perusahaan. e. Membawahi dan mengatur kerja supervisor.
f. Memotivasi karyawan.
70 3. Finance and Accounting Manajer Manajer Keuangan
a. Accounting : Bagian ini bertugas menyusun pembukuan sesuai dengan data yang
diperoleh untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. b. Finance :
Bagian ini bertugas melaksanakan pembayaran atau hutang pembelian maupun menerima pembayaran atas penjualan produksi.
Dengan kata lain bagian ini bertugas mengatur uang masuk dan keluar. 4. Logistik Pergudangan
a. Untuk penyediaan barang-barang stok
b. Untuk koordinasi barang.
c. Untuk mengirim barang
5. Salesman Tenaga salesman berjumlah 15 lima belas orang, masing-masing
dari mereka melayani penjualan pada toko-toko pengecer outlet dan grosir dalam jumlah besar skala besar. Mereka mengadakan kunjungan
ke pelanggan perusahaan untuk menerima pesanan dan mengetahui masalah yang meliputi hubungan pelanggan dan perusahaan.
Salesman juga bertindak sebagai sumber informasi bagi perusahaan seperti informasi harga, keadaan pasar, pesaing perusahaan
maupun kemasan dan sebagainya. Hasil penjualan setiap harinya akan dicatat dan dilaporkan kepada bagian administrasi penjualan dan manajer
penjualan.
71 Dalam aktivitasnya salesman juga dibantu oleh asisten salesman yang
dirangkap oleh driver dimana asisten salesman juga berperan besar dalam membantu salesman dari saat naiknya barang ke dalam mobil kanvas, hingga
pencatatan stok sewaktu barang diturunkan dari mobil kanvas, dimana pada stock opname barang asisten salesman akan akan mencocokkan dengan
tanggal Delivery Order yang dikeluarkan oleh salesman hingga saat dikembalikan ke gudang kembali pada setiap hari Sabtu. Asisten salesman
juga membantu penjualan ke retailer-retailer pengecer untuk memperluas jaringan pemasaran produk
Hasil penjualan setiap harinya akan dicatat dan dilaporkan kepada bagian adminitrasi penjualan dan manajer penjualan. Tiap salesman
bertanggungjawab atas rencana penjualan yang diberikan oleh manajer penjualan. Para salesman juga mempunyai tugas menagih piutang-piutang
perusahaan dari para konsumen dan pengecer. Penagihan tersebut sesuai dengan term waktu yang diberikan kepada Retailer atau grosir
tersebut,biasanya waktu penagihan adalah 1 bulan setelah turun barang atau 2 minggu sesuai pelayanan yang diberikan oleh salesman masing-masing.
Salesman juga bertanggung jawab atas kelancaran arus barang yang diberikan, agar tidak terlalu banyak barang diretur dikembalikanakibat
terlalu banyak barang yang diberikan, tapi tidak sesuai dengan kebutuhan retailer atau grosir tersebut.
72 6. Supervisor
Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib
memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko,
peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan
perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik.
Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu
mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif. Dan untuk mengubah dirinya secara efektif,
dia harus mengenal apa yang dia kerjakan, siapa yang membantu pekerjaan dia, serta apa saja alat - alat terefektif yang dia perlukan untuk
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan sempurna. Setiap pekerjaan harus dilakukan melalui serangkaian proses kerja
yang efektif dan tepat sasaran. Peran kerja supervisor tidak boleh sekedar menjadi ban serap atasannya, supervisor tetaplah seorang pemimpin
walaupun otoritasnya sangat terbatas. Dan sikap perilaku supervisor andal tidak akan pernah melempar tanggung jawab kepada atasan, tapi akan
membangun tim unit kerja yang efektif untuk secara terampil memecahkan masalah dan membuat solusi terhebat.
73 7. Administrasi Gudang
Tugas dari Administrasi Gudang ialah : 1. MembuatMengadakan pembukuan barang-barang dalam
Gudang. 2. Membuat kartu gudang label untuk setiap macam barang yang
memuat tentang penambahan barang, pengurangan, dan persediaansaldo barang dalam gudang.
3. Mencatat transaksi pembelian barang berdasarkan sistem PO Purchase Order dan Faktur.
4. Mencatat persediaan barang di gudang.
4.1.3 Visi dan Misi PT.Ultra Adilestari Stella Perkasa Medan
