Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah, dan melaksanakan intruksi disposisi dan penyerahkan lembar
disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah. 5. penyimpanan atau penataan arsip
Tugas pena arsip adalah sebagai berikut : a. Menerima kartu kendali 2 , yang sudah diparaf tata uasaha unit pengolah
dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti surat sedang di proses di unit pengolah.
b. Menerima surat yang sudah di proses di unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
c. Prosedur menangani surat keluar menggunakan sistem buku agenda
1. Membuat konsep Dalam membuat konsep bisa dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi.
Konsep surat bisa dilakuan oleh pimpinan dan bisa juga oleh seseorang yang ditunjuk.
2. Persetujuan konsep Jika konsep surat dibuat oleh konseptor maka perlu ada persetujuan pimpinan
memeriksa konsep apakah sudah sesuai atau perlu diperbaiki, jika sudah benar maka pimpinan akan memberi paraf atau tanda tangan pada konsep tersebut.
3. Pencatatan surat Konsep surat yang sudah mendapat persetujuan pimpinan maka akan dicatat di
buku agenda surat keluar guna mendapat nomor surat.
4. Pengetikan konsep surat Jika sudah mendapat nomor surat maka konsep diserahkan ke pada juru tik
untuk mengetik surat dan sampul yang akan digunakan. 5. Pemeriksaan pengetikan
Sebelum surat di print maka perlu adanya pemeriksaan terhadap pengetikan surat untuk menghindari kesalahan dalam pengetikan. Maka selatjutnya
dilakukan penanda tanganan surat oleh pimpinan atau pihak yang bertanggung jawab, Pemberian cap dinas, Melipat surat dan tembusan surat atau lembar-
lembar di simpan, penyampulan surat dengan diberi keterangan nomor surat,
cop surat, dan stempel.
6. Pengiriman surat Jiaka proses prosedur pengurusan surat sudah selesai maka surat diberikan
pada bagian pengiriman surat untuk dikirim. 7. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirim kepada alamat yan di tuju. Sedangkan lember ke-2 tembusan akan disimpan sebagai arsip.
d. Prosedur menangani surat keluar menggunakan sistem kartu kendali
1. Pembuatan konsep surat Pembuatan konsep surat bisa dilakukkan oleh pimpinan langsung atau
seseorang yang ditunjuk pimpinan untuk membuat konsep surat konseptor dan disetujui oleh pimpinan.
2. Pengetikan
Pengetikan dilakukan oleh juru ketik dengan dua rangkap lembar pertama kertas HVS asli dan kedua kertas dorslag.
3. Pencatatan surat. a. mencatat penerimaan surat dan melampiri surat dengan kartu kendali
rangkap tiga putih, biru, merah. b. Mengisi kartu kendali, kecuali kolom indeks atau subjek, dan kode.
c. Kemudian memberi nomor urut. 4. Pengarah surat
a. Menerima surat dari pencatat, kemudian mengisi kolom indeks, subjek dan kode dan mengambil 1 kartu kendali warna putih untuk disimpan.
5. Pengirim surat a. Menerima surat asli dan tindasan dan kartu kendali II dan III dari
pengarahdan membubuhkan stempel pada surat asli dan tindasan b. Melipat dan memasukan dalam amplop.
c. Surat lembar ke-2 dan kartu kendali III diteruskan kepada kepala tata usaha pengolah, sedangkan kartu kendali II diteruskan pada penata arsip arsiparis
6. Penata arsip atau arsiparis a. Menerima kartu kendali II yang sudah diparaf pengola dan menyimpan pada
kotak kartu kendali sebagai bukti surat masih berada pada unit pengolah. b. Jika surat tindasan yang berada di unit pengolah sudah inaktif maka surat
dan kartu kendali III akan diserahkan pada arsiparis dan arsiparis menyerahkan karu kendali II kepada unit pengolah. Sumber: Modul
Menangani Surat atau Dokumen Kantor.
2.4 Tinjauan tentang Metode Pembelajaran
