12
3. Membentuk struktur Gugus a. Manajer senior memberitahukan kepada karyawan untuk terus
melanjutkan program GKM. b. Pembentukan panitia pengarah, yang anggota panitia pengarah
dipilih dari berbagai departemen dan tingkatan. c. Pemilihan fasilitator oleh panitia pengarah.
4. Menempatkan program dalam tempat yang tepat a. Panitia pengarah dan konsultan membuat pedoman program.
b. Fasilitator mengadakan pertemuan untuk menginformasikan tentang GKM dan proses kendali mutu untuk anggota Gugus.
c. Fasilitator mengadakan pertemuan informal dengan karyawan untuk memberikan penjelasan mengenai konsep GKM.
d. Fasilitator, panitia pengarah, dan konsultan dari luar membuat perencanaan awal untuk mengidentifikasi masalah.
e. Fasilitator dan panitia pengawas memilih pemimpin tim untuk membuat program latihan bagi para pemimpin dan anggota tim.
f. Fasilitator membuat program latihan dan membantu ketua tim dalam membuat materi Gugus untuk pertemuan selanjutnya.
2.3.3 Mekanisme Kerja Gugus Kendali Mutu
Gugus Kendali Mutu menangani berbagai macam masalah melalui beberapa tahapan. Masalah tersebut satu demi satu ditangani
melalui tahapan yang berkelanjutan Chandra et al., 1991, yaitu: 1. Pengumpulan masalah
Dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengumpulkan masalah. Angka prioritas diberikan pada setiap masalah sesuai dengan kriteria yang
telah disusun secara berkesinambungan. 2. Pemilihan masalah
Anggota Gugus dapat memilih satu masalah sesuai dengan prioritas. Setiap orang boleh mengajukan masalah pada Gugus, namun
prioritas diputuskan oleh Gugus. Pemilihan masalah biasanya digunakan pendekatan Trisula yang meliputi:
13
a. Menghindari semua masalah yang tidak berhubungan dengan tujuan unit.
b. Menghindari masalah tambahan yang tidak memenuhi kriteria operasi yang telah ditentukan oleh Gugus.
c. Menggunakan Teknik Delphi yang telah direvisi untuk menentukan persoalan yang paling unik. Teknik Delphi adalah
suatu prosedur yang dipengaruhi dalam penelitian dua atau lebih alternatif.
3. Analisis masalah Setiap masalah memiliki pengaruh, sehingga perlu diidentifikasi
penyebab utama. Pada tahap ini, Gugus bertukar pikiran untuk menemukan hubungan sebab-akibat. Ada dua metode utama untuk
membuat analisis sebab-akibat, yaitu: 1 diagram sebab-akibat diagram Ishikawa atau Fishbone dan 2 analisis proses atau
diagram arus. Pada diagram Ishikawa terdapat empat bidang kelemahan yang meliputi: material bahan, equipment peralatan,
methods metode, dan people manusia. Analisis masalah didasarkan pada fakta, bukan perasaan dan penilaian subjektif.
Gugus menggunakan sejumlah alat pengumpul data, yaitu dengan menggunakan checklist atau checksheet, grafik garis, batang, atau
lingkaran maupun histogram dan diagram pencar, membuat analisis pareto, melakukan sampling dan analisis statistik.
4. Pemecahan masalah Kondisi lingkungan yang nyaman akan menghasilkan solusi pilihan
pemecahan masalah yang optimum. Secara umum, pemecahan masalah yang paling tepat adalah orang yang terlibat langsung dalam
tempat kerja itu sendiri dan menjadi solusi paling layak untuk diberikan.
5. Presentasi manajemen Anggota Gugus mempresentasikan pemecahan masalah didepan
manajer sekitar 20 menit dengan menyoroti pengamatan yang telah dilakukan serta menjelaskan manfaat dari rekomendasinya tersebut.
14
Presentasi merupakan puncak kegiatan dari usaha Gugus yang menggambarkan kebanggaan dan kepuasan. Penghargaan dari atasan
yang menghadiri rekan sejawat merupakan motivator yang sangat kuat. Selain membentuk anggota GKM untuk menjual ide-idenya
pada manajemen, presentasi atau konvensi juga bisa memotivasi anggota Gugus yang potensial. Hal ini berarti, filosofi pengendalian
mutu tersebar di seluruh organisasi 6. Implementasi, Peninjauan ulang dan Tindak lanjut
Anggota Gugus membuat jadwal pelaksanaan makalah setelah mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen. Meninjau ulang
kembali hasil yang diperoleh untuk mengambil langkah selanjutnya apabila dibutuhkan. Hal ini merupakan bentuk tanggung jawab
Gugus yang berkelanjutan.
2.3.4 Penilaian Kinerja Gugus Kendali Mutu
