peralatan dan perlengkapan yang ada serta belum adanya petugas pengelola arsip sendiri.
Hasil observasi faktor penghambat pengelolaan surat adalah jumlah pegawai penanganan surat khususnya bagian kearsipan
belum ada, selain itu petugas yang mengelola surat atau arsip di Kantor Kecamatan Pengasih saat ini merangkap dengan pekerjaan
lain yaitu staf Kasubbag Umum sehingga surat terkadang tertumpuk dimeja. Petugas saat ini belum mempunyai pengetahuan khusus
mengenai pengelolaan surat atau arsip tetapi mengerti karena hal tersebut merupakan pekerjaan sehari-hari yang dilakukan. Peralatan
dan perlengkapan pengelolaan surat belum lengkap dan ruang khusus untuk penyimpanan arsip belum ada. Kemudian masyarakat
juga belum paham mengenai pengurusan surat di kecamatan. Berdasarkan data di atas, faktor yang menjadi penghambat
pengelolaan surat dapat disimpulkan bahwa di Kantor Kecamatan Pengasih masih banyak hambatan dalam pengelolaan surat, jumlah
pegawai yang menangani surat masih kurang, kurangnya pengetahuan pegawai dalam pengurusan surat, peralatan dan
perlengkapan masih kurang, belum adanya ruang khusus untuk penyimpanan arsip sehingga arsip masih disimpan di masing-masing
seksi.
d. Usaha yang Dilakukan untuk Mengatasi Hambatan dalam
Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan Pengasih Kulon Progo
Sekretariat selalu melakukan usaha-usaha untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi di kantor Kecamatan Pengasih agar
pekerjaan tetap berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan. Hambatan dapat diatasi dengan berbagai upaya-
upaya yang dapat dilakukan baik untuk mengurangi atau mengatasi hambatan tersebut. Bentuk usaha yang dilakukan di Kantor
Kecamatan Pengasih: 1
Penambahan pegawai
Upaya yang dilakukan Kasubbag Umum adalah mengajukan
permohonan kepada
BKD Badan
Kepegawaian Daerah Kulon Progo untuk menambah jumlah pegawai khususnya yang menangani pengelolaan
surat. 2
Penambahan peralatan dan perlengkapan
Peralatan dan perlengkapan dalam suatu organisasi memang penting. Kantor Kecamatan Pengasih masih
kurang peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam mengelola surat, peralatan dan perlengkapan tersebut
seperti rak arsip, lemari arsip, filing cabinet, komputer, map-map dan sebagainya.
3 Pengadaan ruangan khusus untuk penyimpanan arsip
Ruang atau tempat khusus untuk arsip sangat diperlukan agar arsip dapat terjaga dengan baik dan aman.
Apabila akan dibutuhkan pencarian kembali arsip akan lebih mudah.
4 Mengikuti pelatihan atau Bimtek mengenai kearsipan yang
diadakan di Kabupaten Kulon Progo. Pegawai mengikuti pelatihan tersebut bertujuan
untuk mengoptimalkan kerja pegawai dalam mengelola surat.
Diharapkan pegawai
dapat mendapatkan
pengetahuan atau ilmu tentang persuratan. 5
Akan diadakan sistem kearsipan secara elektronik untuk mempermudah dalam pelayanan dan penyimpanan arsip.
Pengadaan sistem
ini dimaksudkan
untuk mempermudah pelayanan dan pengelolaan surat, kemudian
dalam pencarian surat atau arsip juga mudah ditemukan. Upaya dan usaha untuk mengatasi hambatan yang ada di
Kantor Kecamatan Pengasih dapat disimpulkan, penambahan personilpegawai pengelola surat, penambahan peralatan dan
perlengkapan yang digunakan untuk menangani surat, memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan baik, sopan dan ramah,
pengadaan ruangan khusus penyimpanan arsip dengan mengajukan kepada pemerintah daerah, mengikuti pelatihan atau bimtek yang
