Faktor Penghambat dalam Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan

a. Menambah tenaga staf atau pegawai Kantor Kecamatan Pengasih sudah berulang kali mengajukan permintaan ke BKD untuk penambahan staf baru akan tetapi sampai sekarang belum ada tanggapan. Staf tersebut dimaksudkan untuk menambah pegawai dalam mengelola surat agar pengelolaan dapat berjalan optimal. b. Melengkapi peralatan dan perlengkapan Melengkapi peralatan dan perlengkapan yang masih kurang untuk mengelola surat seperti komputer, printer, lemari arsip, filing cabinet. Peralatan dan perlengkapan diharapkan dapat menciptakan pengelolaan surat dengan optimal. c. Mengikuti setiap ada pelatihan atau bimtek yang diadakan di Kabupaten Kulon Progo Sebelumnya sudah ada pegawai yang mengelola surat tetapi pegawai tersebut sudah meninggal. Sebagai penggantinya ada pegawai yang ditunjuk untuk menangani surat atau arsip di Kecamatan Pengasih. Pegawai tersebut bukan ahli arsip, seharusnya pegawai mengikuti pelatihan atau bimtek khususnya untuk pengelolaan surat. Hal ini dimaksudkan agar pegawai dapat memperoleh pengetahuan tentang pengelolaan surat dan prosedur mengelola surat. d. Mengadakan sistem kearsipan secara elektronik untuk mempermudah dalam pelayanan dan penyimpanan arsip. Sistem kearsipan elektronik akan dilakukan pada awal tahun 2016 nanti. Pengadaan sistem ini dimaksudkan untuk mempermudah pelayanan dan pengelolaan surat, kemudian dalam pencarian surat atau arsip juga mudah ditemukan. 88

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan Pengasih, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pengelolaan surat di Sekretariat kantor Kecamatan Pengasih belum berjalan secara optimal karena pengelola surat atau arsiparis belum ada. Saat ini pegawai yang mengelola surat merangkap pekerjaan lain, karena pegawai khusus mengelola surat sudah meninggal pada bulan Juli 2014 yang lalu. pengelola surat saat ini bukan ahli dalam mengelola surat sehingga dalam pengerjaannya masih belum paham tentang kearsipan, sehingga masih banyak arsip yang tidak tertata rapi. Hal tersebut dapat diketahui dari kurangnya pegawai yang menangani surat, pengetahuan pegawai masih rendah dalam mengelola surat, peralatan dan perlengkapan yang digunakan belum memadai, serta belum tersedia ruang khusus kearsipan. Peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat atau arsip di Kantor Kecamatan Pengasih masih belum lengkap, peralatan yang masih kurang adalah komputer dan printer, dan untuk perlengkapan yang kurang adalah rak arsip, lemari arsip, map arsip, filing cabinet. Adapun faktor penghambat dalam pengelolaan surat adalah sebagai berikut: Masih kurangnya pegawai atau staf yang menangani surat, kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat, belum tersedia tempat khusus untuk penyimpanan arsip, kurangnya pengetahuan pegawai