F. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian. Instrumen yang digunakan dalam
penelitian ini adalah pedoman wawancara, pedoman observasi, pedoman dokumentasi dan peneliti itu sendiri. Instrumen ini digunakan untuk
mengungkap data mengenai pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Pengasih Kulon Progo.
Pedoman observasi berisi tentang pedoman yang dibutuhkan saat melakukan pengamatan mengenai aktivitas sehari-hari yang berlangsung di
Kecamatan Pengasih. Pedoman dokumentasi berisi catatan atau hasil-hasil laporan dan keterangan-keterangan secara tertulis, tergambar, maupun
tercetak mengenai hal-hal yang dibutuhkan untuk melengkapi dan memperkuat jawaban pada hasil wawancara. Sedangkan pedoman wawancara
berisi butir-butir pertanyaan yang diberikan kepada subjek penelitian untuk dijawab sesuai dengan keadaan subjek. Pedoman wawancara ini disusun
berdasarkan indikator dari variabel yang diteliti, kemudian dijabarkan dalam item-item pertanyaan yang harus dijawab oleh subjek penelitian.
Tabel 1. Kisi-kisi Instrumen
No Pedoman
Indikator
1 Observasi
a. Kondisi fisik kecamatan
b. Potensi pegawai
c. Peralatan suratarsip
d. Perlengkapan suratarsip
e. Pengelolaan surat masuk
f. Pengelolaan surat keluar
2 Dokumentasi
a. Proses pengelolaan surat masuk
b. Proses pengelolaan surat keluar
c. Peralatan dan perlengkapan surat
d. RENSTRA Rencana Strategis
e. RENJA Rencana Kerja
f. Papan agenda
g. Penyimpanan suratarsip
h. Pelayanan surat
3 Wawancara
a. Proses pengelolaan surat masuk
b. Proses pengelolaan surat keluar
c. Potensi pegawai
d. Peralatan dan perlengkapan surat
e. Faktor pendukung pengelolaan surat
f. Penataan dan peyimpanan surat
g. Hambatan pengelolaan surat
h. Usaha untuk mengatasi hambatan
dalam mengelola surat
G. Teknik Analisis Data
Setelah memperoleh data, maka tahap berikutnya adalah mengolah dan menganalisis data. Langkah analisis penelitian sebagai berikut:
1. Reduksi Data
Reduksi data dapat diartikan sebagai proses pemilihan hal-hal yang pokok, menfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan
polanya serta membuang yang tidak perlu. Dengan demikian, data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan
mempermudah untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan mencari apabila diperlukan.
2. Penyajian Data
Penyajian adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
Data yang telah disusun dari hasil reduksi data, kemudian disajikan dalam bentuk narasi deskripsi. Data yang disajikan merupakan data yang
dapat digunakan untuk menjawab permasalahan yang diteliti. Setelah data disajikan secara rinci, maka langkah selanjutnya adalah membahas
data yang telah disajikan tersebut. 3.
Penarikan Kesimpulan Langkah analisis data selanjutnya adalah penarikan kesimpulan.
Pada penarikan kesimpulan penelitian, setelah data terkumpul dan disajikan kemudian dapat diambil makna, tafsiran, argumen
membandingkan data dan menjadi koreksi antara satu komponen dan komponen lainnya kemudian ditarik kesimpulan sebagai jawaban dari
setiap permasalahan yang ada. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
analisis deskriptif. Berdasarkan analisis deskriptif, data yang telah diperoleh disajikan apa adanya untuk memperoleh gambaran tentang fakta yang ada di
lapangan. Teknik analisis data dilakukan melalui langkah-langkah dengan cara pemilihan penyederhanaan, menggolongkan data. Sehingga dapat ditarik
kesimpulan data apa saja yang akan diambil. Setelah adanya reduksi data kemudian melakukan pengujian data, pengujian data dibatasi sebagai
sekumpulan informasi tersusun sehingga dapat ditarik kesimpulannya. Selanjutnya menghubungkan dan membandingkan antara teori yang ada
dengan hasil praktik di lapangan kemudian mencari hubungan antara satu komponen yang lain sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai jawaban dari
permasalahan yang sedang diteliti di Kantor Kecamatan Pengasih Kulon Progo.
H. Pemeriksaan Keabsahan Data
Untuk memperoleh data yang dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah perlu dilaksanakan pemeriksaan keabsahan data. Teknik pemeriksaan
data yang digunakan dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber dan metode. Teknik triangulasi sumber dilakukan dengan cara membandingkan
hasil wawancara antara subjek penelitian yang satu dengan subjek penelitian yang lain. Sedangkan teknik triangulasi metode dapat dilakukan dengan cara
membandingkan serta mengecek informasi yang diperoleh dari penggunaan metode yang berbeda yaitu antara hasil observasi, wawancara dan
dokumentasi. Hal ini bertujuan agar data yang diperoleh bersifat valid dan diakui kebenarannya.
Kategori