Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pengelolaan meliputi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, pengawasan.
7. Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara sistematis.
Pengurusan surat merupakan kegiatan yang penting dalam suatu lembaga atau kantor. Kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur dan
mengurus surat agar dapat memperlancar administrasi lembaga tersebut. a.
Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang
terpenting dalam kantor. Hal ini dikarenakan surat memuat informasi penting bagi suatu organisasi. Organisasi pengurusan surat-surat
kantor sangat berbeda dari lembaga satu ke lembaga yang lain. Surat harus dikelola dengan baik dan lancar agar kegiatan administrasi
pada organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi
atau perusahaan. Sutarto 1989: 231 mengatakan bahwa kegiatan pengelolaan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:
1 Penerimaan surat masuk
Surat masuk yang diterima lewat pos diperiksa kebenaran alamatnya.
2 Membuka surat dan pembubuhan surat stempel waktu
penerimaan Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya. Stempel
dibubuhkan pada amplop surat untuk tertutup sangat rahasia, rahasia, terbatas dan pada bagian belakang surat
untuk surat tersebut.
3 Mengelompokkan surat
Surat-surat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat. Kemudian diserahkan
kepada Petugas Pencatat Surat.
4 Menilai surat
Oleh Petugas Pencatat Surat dinilai untuk menentukan mana yang penting dan mana yang rutinbiasa. Jika surat
sudah ditentukan golongannya, masing-masing golongan dikelompokkan menurut asal surat dan dan disusun secara
kronologis.
5 Mencatat surat penting
a Keterangan-keterangan yang perlu dicatat.
b Pencatatan pada kartu kendali sebanyak tiga lembar.
6 Mengarahkan surat
Sebelum surat disampaikan kepada pimpinan atau unit pengolah, surat harus dikontrol kebenaran pengisian kartu
kendali. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.
Menurut Sedianingsih dkk 2010: 85, prosedur pengurusan surat masuk meliputi:
1 Menyortirmemisahkan
Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran alamatnya.
2 Membuka surat
Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu di mana atasan
meminta membuka surat pribadinya.
3 Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan lapiran setiap surat.
4 Pencatatan surat
Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu kendali.
5 Membaca dan memberi catatan
Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk tidak diberi coret-coretan.
