18. Apakah masih banyak masyarakat yang belum mengetahui tentang
prosedur pengurusan surat? Jawab:
Sedikit yang tau tentang prosedur persuratan.
19. Adakah upaya peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan surat di
kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Mengikuti pelatihan atau bimtek dari kabupaten.
20. Bagaimana cara penataan dan penyimpanan surat di kantor kecamatan
Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Surat dikelompokkan menurut bulan dan dimasukkan ke dalam ordner berdasarkan tahun.
21. Apa faktor-faktor pendukung yang dapat membantu keberhasilan
pengelolaan surat? Jawab:
Pegawai saling membantu satu dengan yang lain dan bekerjasama dalam bekerja. Apabila ada pegawai yang kesulitan pegawai lain ikut
membantu.
22. Adakah hambatan yang terjadi dalam pengelolaan surat di sekretariat
kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Keterbatasan SDM dan fasilitas yang diperlukan dalam mengelola surat misalnya komputer.
23. Bagaimanakah solusi untuk mengatasi hambatan dalam mengelola
surat-menyurat? Jawab:
Menambah pegawai, kami sudah mengajukan permohonan ke BKD tetapi sampai saat ini belum terealisasikan.
TRANSKRIP WAWANCARA
Nama : Winarta
Jabatan : Staf Kesejahteraan Sosial
1. Bagaimana prosesprosedur pengelolaan surat masuk?
Jawab: Pertama kali surat tersebut diterima oleh Sekretariat. Surat masuk
diperiksa kebenaran alamatnya, surat yang salah alamatnya segera dikembalikan kepada pengirimnya. Setelah itu petugas menyortir surat
apakah surat penting atau biasa, kemudian dibuka dan periksa isinya serta dicatat dibuku agenda surat masuk. Selanjutnya mengisi lembar disposisi dan
memeriksa ada lampiran atau tidak. Kemudian surat dicatat dalam daftar pengendali surat masuk. Setelah itu dimintakan disposisi dari Camat dan
Sekretaris Camat kemudian diberikan ke tujuan surat untuk bagian atau kasi apa. Langkah yang terakhir diagenda dan disimpan di masing-masing bagian
atau kasi yang bersangkutan.
2. Bagaimana prosesprosedur pengelolaan surat keluar?
Jawab: Surat keluar dibuat masing-masing seksi, jadi seksi yang ingin
mengirimkan surat harus membuat surat terlebih dahulu kemudian dimintakan paraf ke Kasi dan Sekcam. Setelah itu meminta tandatangan
Camat. Kemudian ke sekretariat untuk dimintakan nomor surat dan menulis di daftar kendali surat keluar. Lalu surat yang sudah ditandangani dimintakan
stempel. Langakah terakhir pengiriman surat dan penyimpanan surat.
Kategori