Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan surat adalah untuk menata dan mengatur surat agar terlihat rapi dan aman
sehingga surat tersebut dapat diproses lebih lanjut dengan mudah dan cepat.
6. Fungsi Pengelolaan
Pengelolaan merupakan ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan lain dalam
penerapannya secara universal. Menurut Hani Handoko 2003: 23, fungsi-fungsi pengelolaan sebagai berikut:
a. Perencanaan
Adalah penetapan tujuan-tujuan organisasi. b.
Pengorganisasian Adalah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan organisasi. c.
Penyusunan Personalia Adalah penarikan, pelatihan dan pengembangan, serta
penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
d. Pengarahan
Adalah membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan.
e. Pengawasan
Adalah penemuan dan penetapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan.
Menurut Manullang 2012: 13, fungsi-fungsi pengelolaan yaitu sebagai berikut:
a. Perencanaan
Adalah penentuan strategi, kebijaksanaan proyek, program, prosedur, metode, sistem dan anggaran yang dibutuhkan.
b. Pengorganisasian
Adalah penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan.
c. Penyusunan
Adalah menyusun apa yang ingin dicapai dan sesuai tujuan yang diinginkan.
d. Pengarahan
Adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tujuan yang diinginkan.
e. Pengawasan
Adalah menetapkan standar pelaksanaan, penentuan ukuran- ukuran pelaksanaan dan pengukuran pelaksanaan nyata dan
membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
Menurut Robbins, Stephen P dan Mary Coulter 2013: 37, fungsi- fungsi pengelolaan sebagai berikut:
a. Perencanaan adalah menetapkan tujuan, membangun strategi
untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan kegiatan dan koordinasi.
b. Pengorganisasian adalah tanggung jawab untuk mengatur dan
bekerja dalam mencapai tujuan organisasi. c.
Pengarahan adalah melalui para karyawan apa yang diinginkan dapat tercapai.
d. Pengawasan adalah evaluasi apakah hal-hal yang akan terjadi
seperti yang direncanakan. Menurut Daft, Richard L 1991: 6, fungsi-fungsi pengelolaan
sebagai berikut: a.
Perencanaan adalah di mana organisasi ingin berada di masa depan dan bagaimana untuk sampai ke sana.
b. Pengorganisasian adalah proses tugas-tugas, pengelompokkan
tugas ke dalam departemen dan alokasi sumber daya untuk departemen.
c. Pengarahan adalah penggunaan pengaruh untuk memotivasi
karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. d.
Pengawasan adalah cara monitoring aktivitas karyawan, menentukan apakah organisasi adalah target ke arah tujuan
mereka dan membuat koreksi sesuai yang diperlukan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pengelolaan meliputi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, pengawasan.
7. Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara sistematis.
Pengurusan surat merupakan kegiatan yang penting dalam suatu lembaga atau kantor. Kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur dan
mengurus surat agar dapat memperlancar administrasi lembaga tersebut. a.
Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang
terpenting dalam kantor. Hal ini dikarenakan surat memuat informasi penting bagi suatu organisasi. Organisasi pengurusan surat-surat
kantor sangat berbeda dari lembaga satu ke lembaga yang lain. Surat harus dikelola dengan baik dan lancar agar kegiatan administrasi
pada organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi
atau perusahaan. Sutarto 1989: 231 mengatakan bahwa kegiatan pengelolaan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:
1 Penerimaan surat masuk
Surat masuk yang diterima lewat pos diperiksa kebenaran alamatnya.
