rangkap 2 dari masing-masing seksi. Kemudian mendapat persetujuan dari kepala seksi dan Sekcam dengan memberikan paraf. Lalu meminta
tandatangan Camat. Setelah itu kembali ke pengolah surat untuk meminta nomor surat dan menuliskan di daftar kendali surat keluar. Selanjutnya
sekretariat memberikan stempel pada surat kemudian surat dikirim ke alamat yang dituju. Surat yang asli dikirim dan fotocopinya disimpan di masing-
masing seksi yang mengirimkan surat tersebut.
3. Pegawai pada bagian mana yang mempunyai wewenang menangani
pengelolaan surat? Jawab:
Pada bagian sekretariat, jadi itu sudah kewenangan sekretariat atau TU semua surat kita yang menangani.
4. Apakah pegawai yang ada saat ini cukup jumlahnya untuk menangani
sejumlah permasalahan dalam pengelolaan surat? Jawab:
Sebetulnya tidak cukup, beban pekerjaan jadi sangat besar karena kalau dihitung surat masuk atau keluar di Kecamatan itu sangat banyak jadi
memberatkan pekerjaan dan personil jelas kurang tetapi tetap dimaksimalkan. Ketika petugas tersebut tidak hadir atau ada suatu halangan dari sekretariat
mengampu untuk menyelesaikannya jadi tetap bisa berjalan.
5. Berapa jumlah pegawai yang menangani pengelolaan surat?
Jawab:
Jumlah pegawai saat ini ada 1 orang itupun sudah merangkap tugas yang lain karena yang memang sudah mendapatkan SK khusus sudah
meningal dan belum ada pengganti jadi sekarang ada 1 staf yang diberikan tugas tambahan.
6. Apakah pegawai yang menangani pengelolaan surat sudah mempunyai
pengetahuan khusus tentang surat menyurat? Jawab:
Pengetahuan secara khusus artinya pelatihan kebetulan yang sekarang menangani surat belum karena yang kita tugaskan setiap ada
pelatihan dan pembinaan yang kita kirimkan pegawai yang sudah meninggal. Tetapi pegawai saat ini juga tau karena setiap hari juga ikut membantu. Jadi
secara teknis paham. Kalau bukti keahliannya memang tidak ada karena belum pernah dikirimkan ikut pelatihan.
7. Apakah ada pembagian kerja dalam pengelolaan surat?
Jawab: Tidak ada pembagian kerja, karena 1 petugas ini mengagendakan
surat masuk dan surat keluar sendiri.
8. Apakah pegawai yang menangani pengelolaan surat harus mempunyai
keterampilan khusus, misalnya harus bisa komputer atau harus bisa mengetik?
Jawab:
Iya harus bisa komputer atau mengetik, idealnya seperti itu dan lihat jabatannya dari staf Kecamatan memang seperti itu, termasuk menerima
ijazah SLTA, bisa mengoperasikan sistem komputer dasar itu sudah terpenuhi.
9. Apakah ada rapat dalam pengelolaan surat?
Jawab:
Tidak ada rapat, hanya setiap saat croscek melakukan monitoring atau evaluasi di internal sekretariat dibawah kendali sekcam.
