19. Adakah upaya peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan surat di
kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Upayanya sedang merancang sistem pelayanan Kecamatan. Sekarang secara ruang menggunakan pelayanan satu pintu. Disiapkan sistem elektronik,
ketika ada masyarakat datang kepelayanan siapkan tombol komputer. Membangun sistem pelayanan administrasi Kecamatan dengan elektronik.
Meskipun database sudah disiapkan aplikasi juga sudah diujicobakan. Termasuk pengarsipan surat rencana pengelolaan surat akan menggunakan
elektronik. Hal tersebut belum dilakukan karena masih keterbatasan kemampuan.
20. Bagaimana cara penataan dan penyimpanan surat di kantor kecamatan
Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Sementara diserahkan ke masing-masing seksi. Kalau di sekretariat disimpan di ordner. Kalau sistem tersebut sudah jalan diharapkan disposisi
yang sampai ke bersangkutan ditarik kebagian arsip atau sekretariat jadi surat tidak tercecer dimana-mana, tetapi kalau sudah menggunakan sistem
elektronik dan sudah mendapatkan penambahan personil. 21.
Apa faktor-faktor pendukung yang dapat membantu keberhasilan pengelolaan surat?
Jawab:
Semua karyawan disini siap, punya komitmen untuk sistem tersebut. Kalau sistemnya sudah siap karyawan juga dengan kemampuan masing-
masing untuk mengelola tersebut. Jadi pendukung utama adalah komitmen.
22. Adakah hambatan yang terjadi dalam pengelolaan surat di sekretariat
kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Keterbatasan personil, terbatasnya peralatan seperti komputer dan gudang arsip yang belum ada. Kalau sudah dikelola membutuhkan ruangan
cukup besar dan ruangan khusus karena kalau arsip dicampur dengan yang lain pencarian kembali arsip akan sulit.
23. Bagaimanakah solusi untuk mengatasi hambatan dalam mengelola
surat-menyurat? Jawab:
Alat yang ada dimanfaatkan dan masih mencampuradukkan dengan kegiatan yang lain. Penyimpanan masih diserahkan ke masing-masing seksi
yang penting kendalinya ada di buku agenda artinya saat ada pemeriksaan dapat di cari di buku agenda. Untuk kedepannya akan diadakan sistem
kearsipan secara elektronik, yang nantinya mempermudah petugas dalam mencari kembali arsip dan pelayanan dapat terjaga dengan baik.
Kategori