6. Apakah pegawai yang menangani pengelolaan surat sudah mempunyai
pengetahuan khusus tentang surat menyurat? Jawab:
Pengetahuan secara khusus artinya pelatihan kebetulan yang sekarang menangani surat belum karena yang kita tugaskan setiap ada
pelatihan dan pembinaan yang kita kirimkan pegawai yang sudah meninggal. Tetapi pegawai saat ini juga tau karena setiap hari juga ikut membantu. Jadi
secara teknis paham. Kalau bukti keahliannya memang tidak ada karena belum pernah dikirimkan ikut pelatihan.
7. Apakah ada pembagian kerja dalam pengelolaan surat?
Jawab: Tidak ada pembagian kerja, karena 1 petugas ini mengagendakan
surat masuk dan surat keluar sendiri.
8. Apakah pegawai yang menangani pengelolaan surat harus mempunyai
keterampilan khusus, misalnya harus bisa komputer atau harus bisa mengetik?
Jawab:
Iya harus bisa komputer atau mengetik, idealnya seperti itu dan lihat jabatannya dari staf Kecamatan memang seperti itu, termasuk menerima
ijazah SLTA, bisa mengoperasikan sistem komputer dasar itu sudah terpenuhi.
9. Apakah ada rapat dalam pengelolaan surat?
Jawab:
Tidak ada rapat, hanya setiap saat croscek melakukan monitoring atau evaluasi di internal sekretariat dibawah kendali sekcam.
10. Peralatan dan perlengkapan apa saja yang yang digunakan dalam
pengelolaan surat di kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Kalau sampai saat ini di Kecamatan Pengasih masih menggunakan sistem manual belum ada sistem secara elektronik. Jadi masih dicatat dibuku
agenda, kartu kendali, lembar disposisi, rak arsip, map-map, alat tulis. Peralatan lainya seperti komputer, printer, mesin ketik dan sebagainya.
11. Apa masih ada pegawai yang belum bisa menggunakan peralatan yang
tersedia? Jawab:
Ada yang belum bisa menggunakan peralatan rata-rata yang tugasnya diluar atau dilapangan yang tidak menangani kegiatan administrasi dan
usianya yang sudah mendekati pensiun jadi tidak mau belajar lagi.
12. Apakah penggunaan peralatan tersebut sudah maksimal?
Jawab: Penggunaan peralatan belum maksimal karena peralatannya juga
terbatas.
13. Apakah peralatan yang digunakan sudah memenuhi syarat dari segi
kualitas dan kuantitas? Jawab:
Meskipun tidak terlalu bagus tetapi untuk beban di Kecamatan sudah memenuhi syarat.
14. Apakah masih perlu penambahan peralatan yang dapat membantu
pelaksanaan pengelolaan surat? Jawab:
Iya, peralatan seperti PC dan printer. Direncanakan kalau kedepannya setiap staf mempunyai sendiri jadi tidak bergantian seperti saat ini.
Kategori