a. Pelaksanaan Kegiatan Pengelolaan Surat di Sekretariat Kantor
Kecamatan Pengasih Kulon Progo
Pengelolaan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang penting dalam kantor. Pengelolaan surat di sekretariat Kantor
Kecamatan Pengasih dibagi menjadi dua yaitu, pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar. Sekretariat merupakan unit
pengelola surat masuk dan surat keluar yang terdapat di Kantor Kecamatan Pengasih, sebagai pelaksana sistem satu pintu. Surat
masuk dan surat keluar semua dikelola oleh Sekretariat. Surat merupakan dokumen penting, baik bagi organisasi maupun bagi
pimpinan. Pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Pengasih sudah berjalan dengan baik, tetapi masih terdapat beberapa hambatan
dalam mengelola surat. Adapun pelaksanaan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
1 Pengelolaan Surat Masuk
Pelaksanaan pengelolaan surat masuk di kantor Kecamatan Pengasih Kulon Progo menurut Bapak Winarta sebagai staf
Kesejahteraan Sosial, pertama kali surat tersebut diterima oleh Sekretariat. Surat masuk diperiksa kebenaran alamatnya, surat
yang salah alamatnya segera dikembalikan kepada pengirimnya. Setelah itu petugas menyortir surat apakah surat penting atau
biasa, kemudian dibuka dan periksa isinya serta dicatat dibuku agenda surat masuk. Selanjutnya mengisi lembar disposisi dan
memeriksa ada lampiran atau tidak. Kemudian surat dicatat dalam daftar pengendali surat masuk. Setelah itu dimintakan
disposisi dari Camat dan Sekretaris Camat kemudian diberikan ke tujuan surat untuk bagian atau kasi apa. Langkah yang terakhir
penyimpanan surat di masing-masing bagian atau kasi yang bersangkutan dan apabila perlu dibalas maka secepatnya untuk
dibalas. Bagian atau kasi bersangkutan yang membuat surat balasan.
Selain itu juga disampaikan Bapak Eko Suratman, SIP sebagai Kasubbag Umum, ada surat masuk kemudian dicatat di
buku agenda surat masuk dari mana, tujuannya apa, dan tanggal proses penyelesaiannya tanggal berapa. Kemudian diberikan
lembar disposisi rangkap 2 yang berwarna putih dan kuning. Setelah itu menulis di daftar kendali surat masuk. Setelah itu
diberikan ke camat karena beliau yang mempunyai kewenangan untuk mendistribusikan suratnya ditindaklanjuti kebagian atau
seksi apa. Kemudian kembali ke pengolah surat untuk ditulis tanggal penyelesaian surat. Kemudian surat yang sudah
didisposisi camat didistribusikan sesuai dengan disposisi camat. Lembar disposisi warna kuning diarsipkan di Sekretariat dan
lembar disposisi warna putih diberikan ke seksi yang mendapat disposisi. Kemudian untuk pengarsipannya masih diserahkan ke
masing-masing seksi yang mendapat disposisi.
Pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Samsudin sebagai staf Subbag Umum, surat masuk ke bagian sekretariat
kemudian mencatat di buku agenda. Setelah itu mengisi lembar disposisi dan daftar kendali surat masuk. Kemudian diserahkan
Camat untuk menuliskan instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan lalu diberikan ke Sekcam untuk ditindaklanjuti
dan didistribusikan ke masing-masing seksi. Selanjutnya diberikan ke seksi masing-masing untuk disimpan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan, bahwa prosedur pengelolaan surat masuk di kantor
Kecamatan Pengasih di bagian sekretariat sebagai berikut: a
Menerima surat Menerima surat masuk dan diperiksa kebenaran
alamatnya. Surat masuk diterima oleh Sekretariat. b
Menyortir surat Setelah surat diterima kemudian surat disortir menurut
jenis suratnya yaitu surat biasa atau surat penting. c
Membuka surat Surat dibuka untuk mengetahui tujuan surat dan
kelengkapannya seperti ada lampiran atau tidak. d
Mencatat surat Setelah petugas menerima surat masuk kemudian dicatat
dalam buku agenda surat masuk. Keterangan yang perlu
Kategori