untuk menyimpan surat-surat atau arsip, tetapi masih menggunakan rak arsip. Penyimpanan surat-surat penting seharusnya disimpan di filing
cabinet supaya tidak mudah rusak jika disimpan dalam jangka waktu lama dan akan mudah untuk pencarian kembali apabila dibutuhkan.
Selain lemari arsip dan filing cabinet harus ada guide, untuk memisah- misahkan antara surat yang satu dengan yang lain agar mempermudah
dalam mencari arsip. Peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat atau arsip di
Kantor Kecamatan Pengasih Kulon Progo masih belum lengkap dan masih kekurangan jumlah komputer dan perlengkapan seperti filing
cabinet, lemari arsip, guide, map-map arsip. Meskipun peralatan dan perlengkapan masih kurang para pegawai berusaha untuk memproses
surat dengan baik namun kurang optimal.
3. Faktor Penghambat dalam Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan
Pengasih Kulon Progo
Suatu kegiatan dalam organisasi pasti mengalami masalah atau hambatan-hambatan terutama pada pengelolaan surat. Hambatan-
hambatan dalam mengelola surat di kantor Kecamatan Pengasih adalah sebagai berikut:
a. Belum adanya pegawai yang khusus untuk menangani surat sesuai
dengan bidangnya. Untuk mengelola surat dibutuhkan pegawai yang ahli dalam
surat menyurat atau kearsipan agar aktivitas tersebut dapat berjalan
secara optimal. Seorang petugas yang profesional sangat berpengaruh besar terhadap keberhasilan administrasi surat,
pegawai yang menangani pengelolaan surat masih kurang, untuk saat ini belum ada pengganti pegawai khusus kearsipan atau
pegawai yang mengelola surat karena petugas kearsipan sudah meninggal. Petugas pengelola surat di Kantor Kecamatan Pengasih
saat ini adalah pegawai dari Subbag Umum dan Subbag Keuangan. Apabila pegawai dari Subbag Umum dan Subbag Keuangan
sedang sibuk maka pegawai dari seksi lain ikut membantu pengurusan surat tersebut.
b. Kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk mengelola
surat baik surat masuk maupun surat keluar. Terbatasnya peralatan dan perlengkapan sangat berpengaruh
terhadap pengelolaan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. c.
Belum adanya tempat khusus untuk penyimpanan arsip. Petugas pengelola surat bekerja dalam satu ruangan
penyimpanan arsip. Arsip di Kecamatan Pengasih masih disimpan di masing-masing seksi yang bersangkutan. Maka diperlukan
tempat atau ruangan yang luas dan khusus agar arsip tersebut dapat tertata rapi dan tidak mudah rusak.
d. Pegawai belum mempunyai pengetahuan mengenai pengelolaan
surat Petugas pengelola surat di Kantor Kecamatan Pengasih
belum mempunyai latar belakang pendidikan yang sesuai khususnya dalam bidang surat menyurat dan kearsipan. Petugas
pengelola surat juga belum pernah mengikuti pelatihan maupun bimbingan teknis dibidang kearsipan.
4. Usaha yang Dilakukan untuk Mengatasi Hambatan dalam
Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan Pengasih
Hambatan yang ada di Kantor Kecamatan Pengasih dapat diatasi dengan usaha mengadakan penambahan pegawai pengelola surat sehingga
pengelolaan surat dapat berjalan efektif dan efisien. Pegawai pengelolaan surat bukan ahli arsip maka dari itu pegawai yang mengelola arsip masih
kesulitan dalam menangani arsip. Sebelumnya sudah ada pegawai arsiparis atau pengelola surat tetapi pegawai tersebut sudah meninggal
pada bulan Juli 2014 yang lalu. Sebagai penggantinya pegawai Subbag Umum atau pegawai Subag Keuangan. Apabila pegawai dari seksi lain
yang sedang tidak ada pekerjaan ikut membantu mengelola surat atau arsip.
Usaha-usaha yang dilakukan dalam mengatasi hambatan dalam pengelolaan surat adalah sebagai berikut:
a. Menambah tenaga staf atau pegawai
Kantor Kecamatan
Pengasih sudah
berulang kali
mengajukan permintaan ke BKD untuk penambahan staf baru akan tetapi sampai sekarang belum ada tanggapan. Staf tersebut
dimaksudkan untuk menambah pegawai dalam mengelola surat agar pengelolaan dapat berjalan optimal.
b. Melengkapi peralatan dan perlengkapan
Melengkapi peralatan dan perlengkapan yang masih kurang untuk mengelola surat seperti komputer, printer, lemari arsip,
filing cabinet. Peralatan dan perlengkapan diharapkan dapat menciptakan pengelolaan surat dengan optimal.
c. Mengikuti setiap ada pelatihan atau bimtek yang diadakan di
Kabupaten Kulon Progo Sebelumnya sudah ada pegawai yang mengelola surat tetapi
pegawai tersebut sudah meninggal. Sebagai penggantinya ada pegawai yang ditunjuk untuk menangani surat atau arsip di
Kecamatan Pengasih. Pegawai tersebut bukan ahli arsip, seharusnya pegawai mengikuti pelatihan atau bimtek khususnya
untuk pengelolaan surat. Hal ini dimaksudkan agar pegawai dapat memperoleh pengetahuan tentang pengelolaan surat dan prosedur
mengelola surat.
