15. Apa tujuan pengelolaan surat di kantor kecamatan Pengasih Kulon
Progo? Jawab:
Tujuannya untuk mengontrol kegiatan, membagi tugas dan pengagendaan surat. Acuan membagi tugas sesuai dengan disposisi dari
camat untuk pengendalian internal dan bertanggung jawab tugas masing- masing serta arsip dapat ditemukan dengan mudah.
16. Apakah kegiatan pengelolaan surat dapat memberi manfaat bagi kantor
tersebut? Jawab:
Memberi pengaruh positif, karena surat atau arsip dapat tersimpan dengan aman dan rapi. Saat ada pemeriksaan misalnya ada tagihan data atau
laporan, ada surat dari dinas mana pertanggal sekian, nomor agenda sekian itu memang dibutuhkan sebagai arsip karena kadang pemeriksa mengacu pada
surat atau permintaan.
17. Apakah informasi yang diberikan kepada masyarakat tentang
pengurusan surat sudah cukup baik? Jawab:
Kalau melihat di alur yang sekarang masuk di Kecamatan sudah sesuai dengan yang digariskan, sosialisasi ke masyarakat atau pemerintahan
desa saat ini sudah sampai ke sasaran. Sudah paham dengan sistem yang diterapkan.
18. Apakah masih banyak masyarakat yang belum mengetahui tentang
prosedur pengurusan surat? Jawab:
Kalau pun ada sangat kecil dan masyarakat yang kesini hanya mengurus KTP dan lain-lain. Persuratan diampu Kepala Desa atau Dukuh.
19. Adakah upaya peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan surat di
kantor kecamatan Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Upayanya sedang merancang sistem pelayanan Kecamatan. Sekarang secara ruang menggunakan pelayanan satu pintu. Disiapkan sistem elektronik,
ketika ada masyarakat datang kepelayanan siapkan tombol komputer. Membangun sistem pelayanan administrasi Kecamatan dengan elektronik.
Meskipun database sudah disiapkan aplikasi juga sudah diujicobakan. Termasuk pengarsipan surat rencana pengelolaan surat akan menggunakan
elektronik. Hal tersebut belum dilakukan karena masih keterbatasan kemampuan.
20. Bagaimana cara penataan dan penyimpanan surat di kantor kecamatan
Pengasih Kulon Progo? Jawab:
Sementara diserahkan ke masing-masing seksi. Kalau di sekretariat disimpan di ordner. Kalau sistem tersebut sudah jalan diharapkan disposisi
yang sampai ke bersangkutan ditarik kebagian arsip atau sekretariat jadi surat tidak tercecer dimana-mana, tetapi kalau sudah menggunakan sistem
elektronik dan sudah mendapatkan penambahan personil. 21.
Apa faktor-faktor pendukung yang dapat membantu keberhasilan pengelolaan surat?
Jawab:
Semua karyawan disini siap, punya komitmen untuk sistem tersebut. Kalau sistemnya sudah siap karyawan juga dengan kemampuan masing-
masing untuk mengelola tersebut. Jadi pendukung utama adalah komitmen.
Kategori