Arsip manajemen perkantoran modern3
Manajemen Perkantoran Modern
66
Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang
rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filling yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk
disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera.
Pentingnya filling dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen
organisasiperusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan
kegiatannya kembali. Penyimpanan arsip harus dapat mencegah dari kehidangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian
dari proses filling. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang
khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut,
semua arsip yang disim pan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian
organi sasiperusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip
tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap
sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
67