Manajemen Perkantoran Modern
44
pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih
dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola
bentuk.
E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolong kan sebagai surat yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara
khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut:
1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas
dalam surat; 2.
Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan; 3.
Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima; 4.
Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca;
5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang
pandangan atau pola pikir dari pembacanya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
45
F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak
termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat
informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa
komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah:
Penegasan tujuan pokok penulisan surat; Pengumpulan datainformasi;
Perkiraan tentang pembaca; Penyusunan draft atau konsep;
Penyelesaian. Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa
dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu.
Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali,
biasanya dibuat formulir atau surat isian.
Manajemen Perkantoran Modern
46
G. Bagian-bagian Surat
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format
surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas
bagian-bagian surat.
Berbagai cara
pembagian untuk
menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan
kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian- subbagian. Untuk memudahkan, dalam modul ini disebutkan
secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut:
1. Kepala surat;
2. Tanggal surat;
3. Nomor surat;
4. Sifat surat;
5. Lampiran;
6. Hal atau perihal;
7. Alamat dalam;
8. Kalimat pembuka;
9. Isi surat;
10. Kalimat penutup;
11. Nama jabatan;
12. Nama dan NIP penanda tangan;
13. Tembusan;
14. Initial.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
47
Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing- masing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan
ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik
pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai
pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.
Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian bagian surat ini dimuat
dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan
Dinas. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik
pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam
format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah style.
Bentuk atau style surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah, bentuk
surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
MENPAN No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Manajemen Perkantoran Modern
48
Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 71
Tahun 1993, di Iingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat:
1. Format BalokLurus Penuh Full Block Style;
2. Format Balok yang diubah Modified Block Style;
3. Format setengah Balok Semi Block Style;
4. Format Sederhana Simplified;
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk Indented Style;
6. Format Paragraf Menggantung Hanging Paragraf.
Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di bawah ini:
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
49
KEPALA SURAT
,
,
Gambar 3.1. Format Surat Full Block
50
KEPALA SURAT
,
,
Gambar 3.2. Format Surat Modified Block
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
51
KEPALA SURAT
,
,
Gambar 3.3. Format Surat Semi Block
Manajemen Perkantoran Modern
52
KEPALA SURAT
Gambar 3.4. Format Surat Simplified
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
53
KEPALA SURAT
,
Gambar 3.5. Format Surat Resmi I
Manajemen Perkantoran Modern
54
KEPALA SURAT
,
Gambar 3.6. Format Surat Resmi II
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
55
KEPALA SURAT
Gambar 3.7. Format Surat Bentuk Resmi KepMenpan No. 711993
Manajemen Perkantoran Modern
56
KEPALA SURAT
Gambar 3.8. Format Surat Menggantung Hanging Paragraf I
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
57
H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas
