Manajemen Perkantoran Modern
120
tindak lanjut. Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah
memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak
lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya yang berkenaan rapat.
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat.
121
BAB VII TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN
Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari Bab VII ini, Anda diharapkan dapat memberi
kan batasan laporan, menjelaskan peranan dan syarat macam- macam laporan, langkah-langkah pembuatan laporan, sistematika
laporan, cara pengetikan.
A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam
Laporan
Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris report berasal dari bahasa
Latin portare yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan prefix re berarti kembali, maknanya bahwa jika
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian
tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi
laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang
memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis.
Manajemen Perkantoran Modern
122
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus
yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas
dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta
yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan datainformasi. Laporan sebagai
salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam
organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai administrative
communication komunikasi administrasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan
administrasi tersebut. Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
123
diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan
suatu penyelidikan,
penglihatan, pengamatan,
pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainformasi yang relevan. Selanjutnya, data
informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh
karena laporan
berisi informasi
yang dapat
dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut:
a. Mengatasi masalah;
b. mengambil keputusan;
c. mengetahui perkembangankemajuan;
d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;
e. menemukan teknik-teknik baru.
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu
tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab
menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus
keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat
diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang
dianut.
Manajemen Perkantoran Modern
124
B. Peranan Laporan
