Manajemen Perkantoran Modern
86
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain
yang dipilih. Artinya, meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka maupun sistem geografis, Anda
harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Mencermati hal tersebut, Anda harus memahami secara
mendalam, karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filling. Sistem
abjad merupakan dasar dari semua sistem filling. Karakteristik Sistem Filling.
Masing-masing sistem
filling mempunyai
ciri karakteristik tertentu. Sistem filling yang terbaik untuk
suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari:
1 Ukuran organisasiperusahaan, aktivitas kantor dan
perkembangannya; 2
Jumlah catatan kantorarsip; 3
Jenistipe arsip; 4
Cara penggunaan arsip; 5
Sifat kerahasiaan arsip.
E. Peralatan
Filling
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu peralatannya, yaitu :
Filling Cabinet Almari Arsip
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
87
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filling cabinet atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
dibuat untuk menyimpan fileberkas dengan cara tertentu. Filling cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya
terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada
filling cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masing- masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar
kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. Tetapi, karena berkas-berkas yang disimpan dalam laci-laci
tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas arsipnya sendiri, juga folder-folder dan Guide-Guide, yang diatur tidak ketat
padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini
tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
dari laci memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering, sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi
sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di dalam filling cabinet, arsipberkas ditempatkan secara berdiri
tegak lurus atau disebut juga vertical filling, bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita
temui di kantor-kantor. Susunan arsipberkas yang menumpuk secara horisontal disebut horizontal filling.
Susunan arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral filling.
Manajemen Perkantoran Modern
88
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.
Lihat gambar di bawah ini.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
89
B A
Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai
pemisah. Bentuk Guide sebagi berikut:
Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas lihat A pada gambar, yang disebut dengan tab. Tab gunanya untuk
menempatkan atau rnencantumkan headingtitel atau kode. Badan B adalah badan guide itu sendiri.
Kedudukan tab
bermacam-macam sesuai
dengan keperluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling
depan lihat dari depan seperti gambar di bawah. Tab ke 2 berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4
makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar
dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, Guide yang
mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide ke 2, dan seterusnya Guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu
Guide
Manajemen Perkantoran Modern
90
saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor,
atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya
tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar
tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli, kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
Gambar Susunan Guide Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsipberkas di dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map
pada umumnya, tetapi tanpa daun-daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannyapun sama,
dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tab. Lihat gambar di bawah ini.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
91
Folder Tab folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tab pada
guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi file-nya.
Manajemen Perkantoran Modern
92
F. Penyimpanan
