Manajemen Perkantoran Modern
32
pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil
keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di
hadapannya, tetapi
juga adalah
intuisi, feeling,
pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan, keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar,
bahkan biasanya hal itu sangat dominan. Contohnya: dokter, pengemudi, manajer, bahkan para menteri
sekalipun.
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
G. Mills, O. Standingford 1990 mendefinisikan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.
Definisi luas ini dapat diperjelas, sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan
di bawah ini.
1. Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan
berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
33
rekaman record diminta untuk disimpan menurut hukum,
tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan
sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil
analisis lainya.
3. Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data
dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk
memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling
penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan
berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
Manajemen Perkantoran Modern
34
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang
amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas- fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan,
pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi. Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan
bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan
mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia.
C. Efisiensi Perkantoram Modern
