Rangkuman Balikan Dan Tindak Lanjut

Manajemen Perkantoran Modern 100 dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: • Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi; • Laporan keuangan; • dan lain sebagainya. Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat gambar pada halaman di bawah. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 101

H. Rangkuman

Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman, dapat dianggap sebagai pusat ingatan organisasi. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan, yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Arsip mempunyai siklus hidup, yaitu sejak penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan, pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alphabetis, subjek, nomor, geografis, dan sistem kronologis. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap dan akurat, arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai, yaitu filling kabinet, sekat penunjuk dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filling. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip.

I. Latihan

Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas. 1. Mengapa organisasi tergantung pada Filling? Manajemen Perkantoran Modern 102 2. Berikan definisi tentang arsip 3. Apa tujuan kearsipan? 4. Uraikan secara singkat siklus arsip 5. Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filling 6. Apa yang disebut dengan mengindeks? 7. Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif 8. Jelaskan secara singkat prosedur filling 9. Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip 10. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode

J. Balikan Dan Tindak Lanjut

Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat dalam Bab V. Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80 atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab VI. Bagus Tetapi bila tingkat penguasaan Anda masih di bawah 80, Anda harus mengulang Bab V, terutama bagian yang belum Anda kuasai. 103 BAB VI MENYELENGGARAKAN RAPAT Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat memberikan batasan rapat, membedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi dan rapat resmi, menjelaskan langkah-langkah dalam mempersiapkan rapat resmi, melaksanakan langkah-langkah pada waktu rapat dan akhirnya membuat resolusi. Di negara kita, tampaknya rapat masih menempati kedudukan yang utama di antara kegiatan-kegiatan lainnya. Dapat dipastikan bahwa tidak ada instansi di Indonesia yang selama hidupnya tidak menyelenggarakan rapat, bahkan sebagian besar waktu pimpinan digunakan dalam rapat. Miftah Thoha 1983 mengemukakan bahwa rapat menempati tangga yang tinggi dalam urutan kerja pimpinan, sehingga ada seorang sarjana antropologi dari Carolina University yaitu Profesor James L. Peacock menilai bahwa waktu di Indonesia ini banyak terbuang untuk bicara termasuk rapat, dan terlalu sedikit waktu untuk bekerja dan membangun. Pentingnya rapat dalam organisasi telah banyak diakui. Karena pentingnya, kadang-kadang rapat digunakan sebagai ukuran untuk menilai baik tidaknya usaha kerja sama dalam organisasi tersebut. Dari rapat orang bisa menilai apakah dalam organisasi itu berlaku cara-cara yang menghargai faktor manusia sebagai faktor utama dalam organisasi, dan apakah mereka diberi hak mengeluarkan pendapat ? Penilaian ini akan dijawab apakah di sana pernah diselenggarakan rapat atau tidak. Jelas, jika tidak pemah Manajemen Perkantoran Modern 104 diselenggarakan, dengan mudah orang mengatakan bahwa organisasi tersebut jelek. Pimpinan disebutnya diktator, kepala dikatakannya aristokrat, feodal bahkan sampai pada sebutan yang ekstrim anti demokrasi, tidak reformis yang intinya cenderung untuk mengatakan tidak ada hak berunding. Namun, tidak jarang rapat dijumpai merupakan sumber pemborosan. Pegawai yang gemar bekerja efisien bosan menghadiri rapat, karena mereka tahu akan kehilangan waktunya sekian jam, pikirannya akan dilibat kan pada perdebatan-perdebatan yang bertele-tele, tenaga dibiarkan menganggur untuk mendengarkan pembicaraan pembicaraan yang tidak dimengerti ujung pangkalnya. Hal ini tentunya merupakan pemborosan, karena jika tidak menghadiri rapat waktunya dapat digunakan untuk bekerja lain yang lebih produktif, sehingga akan diperoleh hasil yang bermanfaat. Oleh karena itu, rapat harus diselenggarakan dengan cara yang efisien. Selama Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan sering diminta oleh pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi ketuanya. Rapat- rapat yang sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat didalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan pembuatan laporan dan akhimya mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan Modul Diklat Prajabatan Golongan III 105 menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.

A. Pengertian Rapat