Manajemen Perkantoran Modern
100
dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain:
•
Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi;
•
Laporan keuangan;
•
dan lain sebagainya. Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa
lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada
Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi.
Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat gambar pada halaman di bawah.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
101
H. Rangkuman
Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman, dapat dianggap sebagai pusat ingatan
organisasi. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan, yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Arsip mempunyai siklus hidup, yaitu sejak penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan, pemindahan dan yang terakhir ialah
pemusnahan arsip. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem
penyimpanan yaitu sistem alphabetis, subjek, nomor, geografis, dan sistem kronologis.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap dan akurat, arsip disimpan dengan menggunakan
peralatan yang memadai, yaitu filling kabinet, sekat penunjuk dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filling.
Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip.
I. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas.
1.
Mengapa organisasi tergantung pada Filling?
Manajemen Perkantoran Modern
102
2.
Berikan definisi tentang arsip
3.
Apa tujuan kearsipan?
4.
Uraikan secara singkat siklus arsip
5.
Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filling
6.
Apa yang disebut dengan mengindeks?
7.
Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif
8.
Jelaskan secara singkat prosedur filling
9.
Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip
10.
Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode
J. Balikan Dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat dalam Bab V.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80 atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab VI. Bagus Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80, Anda harus mengulang Bab V, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
103
BAB VI MENYELENGGARAKAN RAPAT
Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat
memberikan batasan rapat, membedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi dan rapat resmi,
menjelaskan langkah-langkah dalam mempersiapkan rapat resmi, melaksanakan langkah-langkah pada waktu
rapat dan akhirnya membuat resolusi.
Di negara kita, tampaknya rapat masih menempati kedudukan yang utama di antara kegiatan-kegiatan lainnya. Dapat dipastikan bahwa
tidak ada instansi di Indonesia yang selama hidupnya tidak menyelenggarakan rapat, bahkan sebagian besar waktu pimpinan
digunakan dalam rapat. Miftah Thoha 1983 mengemukakan bahwa rapat menempati tangga yang tinggi dalam urutan kerja pimpinan,
sehingga ada seorang sarjana antropologi dari Carolina University yaitu Profesor James L. Peacock menilai bahwa waktu di Indonesia
ini banyak terbuang untuk bicara termasuk rapat, dan terlalu sedikit waktu untuk bekerja dan membangun.
Pentingnya rapat dalam organisasi telah banyak diakui. Karena pentingnya, kadang-kadang rapat digunakan sebagai ukuran untuk
menilai baik tidaknya usaha kerja sama dalam organisasi tersebut. Dari rapat orang bisa menilai apakah dalam organisasi itu berlaku
cara-cara yang menghargai faktor manusia sebagai faktor utama dalam organisasi, dan apakah mereka diberi hak mengeluarkan
pendapat ? Penilaian ini akan dijawab apakah di sana pernah diselenggarakan rapat atau tidak. Jelas, jika tidak pemah
Manajemen Perkantoran Modern
104
diselenggarakan, dengan mudah orang mengatakan bahwa organisasi tersebut jelek. Pimpinan disebutnya diktator, kepala
dikatakannya aristokrat, feodal bahkan sampai pada sebutan yang ekstrim anti demokrasi, tidak reformis yang intinya cenderung untuk
mengatakan tidak ada hak berunding. Namun, tidak jarang rapat dijumpai merupakan sumber pemborosan.
Pegawai yang gemar bekerja efisien bosan menghadiri rapat, karena mereka tahu akan kehilangan waktunya sekian jam, pikirannya akan
dilibat kan pada perdebatan-perdebatan yang bertele-tele, tenaga dibiarkan
menganggur untuk
mendengarkan pembicaraan
pembicaraan yang tidak dimengerti ujung pangkalnya. Hal ini tentunya merupakan pemborosan, karena jika tidak menghadiri rapat
waktunya dapat digunakan untuk bekerja lain yang lebih produktif, sehingga akan diperoleh hasil yang bermanfaat. Oleh karena itu,
rapat harus diselenggarakan dengan cara yang efisien. Selama Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan sering diminta oleh
pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk
kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi ketuanya. Rapat- rapat yang sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat
didalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari
penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan pembuatan laporan dan akhimya mengirimkan kepada para anggota.
Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau sekretaris organisasi
di luar
kantor, apabila
organisasi ini
akan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
105
menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.
A. Pengertian Rapat