Manajemen Perkantoran Modern
128
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di buat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan
kesempatan timbulnya masalah-masalahpersoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan
tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya
dalam keadaan dan situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan
yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif
digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.
6.
Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi
suatu masalah
yang perlu
segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan
kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut
yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
129
memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
7.
Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi
laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang
telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak
lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke
alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi,
maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah
tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
a. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
b. Harus mempunyai minatkesanggupan, obyektif, teliti, di
samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan Open minded;
c. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
d. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang
sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
Manajemen Perkantoran Modern
130
D. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan
Kategori