Manajemen Perkantoran Modern
106
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus mengingatkan atau mengecek kembali dengan mengirimkan nota
kepada pimpinan yang akan menghadirinya, agar dengan demikian mereka tidak lupa bahwa akan diselenggarakan suatu
rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya, apabila tempat di mana rapat akan diselenggarakan adalah di
ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya
dan peralatan untuk menyelenggara kan rapat. Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh
pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur rapat biasanya disarankan agar Ketua membuat ringkasan dari
kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan diambil yang sesuai dengan keputus an rapat. Anda dalam rapat ini harusnya
mengambil tugas yang harus di lakukan oleh Pimpinan sebagai Ketua seperti dimaksud di atas.
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi,
biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik
kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya
dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan kepada para anggota.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
107
C. Rapat yang Bersifat Resmi
1. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam mempersiapkan ruangan di mana rapat akan
diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu kebiasaan
bagi seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu rapat resmi tanpa memberitahukan kepada Anda di mana
rapat akan diselenggarakan. Oleh karena itu, adalah menjadi tanggung jawab Anda untuk mempersiapkan ruang agar pada
waktunya dapat dipergunakan untuk rapat yang dikehendaki oleh Pimpinan. Untuk rapat resmi yang bersifat rutin dan
diselenggarakan di lingkungan kantor biasanya akan diselenggarakan di Operation room atau di Conference
room atau Ruang Sidang Pimpinan kantor itu. Dalam hal suatu pertemuan yang akan diselenggarakan di suatu hotel,
misalnya Anda harus juga yakin bahwa tempat dan waktu telah di catat dalam papan pengumuman di Hotel itu pada
waktu rapat telah sampai waktunya, dan telah di tetapkan disuatu tempat yang mudah untuk diketahui, misalnya di
lobby hotel atau dekat dengan lift. Hal ini untuk menghindarkan agar para peserta yang akan menghadiri
pertemuan setelah ia datang dari tempat yang jauh, dan dapat sampai direncanakan dengan pihak hotel, kadang-kadang
masih juga terjadi suatu kekeliruan, oleh karena itu Anda harus melakukan persiapan rapat dengan teliti dan sebaik
mungkin.
Manajemen Perkantoran Modern
108
2. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab
Anda dalam
mempersiapkan penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah
sebagai berikut: a.
Membuat daftar acara; b.
Membuat undangan; c.
Mempersiapkan bahan rapat; d.
Mempersiapkan peralatan rapat; e.
Membuat catatan rapat; f.
Mengirimkan catatan hasil rapat; g.
Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
3. Membuat Daftar Acara
Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan.
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok
acara dalam garis besar out-line. Acara ini dapat disebut sebagai agenda apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan
dapat disebut kalender, apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk legislatif.
Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan yang
akan diselenggarakan,
maka anda
harus memperingatkan
Pimpinan jauh-jauh
hari sebelum
pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan tujuan dari pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia
dapat mempersiapkan untuk Pimpinan dalam bentuk yang
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
109
masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang
dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat menggunakan acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu sebagai bahan
referensi. DAFTAR ACARA RAPAT
HariTanggal : …………………………………….
Waktu:Pukul : ………s.d. jam. …………………..
Dafar Acara ini hanya bersifat sementara
4. Membuat Undangan
