Manajemen Perkantoran Modern
64
A. Organisasi Tergantung pada
Filling
Sangat diperlukan
adalah kata
yang cermat untuk
menggambarkan fungsi filling baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Organisasiperusahaan banyak mengalami
kegagalan, karena
organisasiperusahaan tersebut
tidak mengakui
adanya kenyataan
tersebut. Di
sisi lain,
organisasiperusahaan banyak dipuji keberhasilannya, karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan
pengambilan keputusan organisasiperusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang
penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasiperusahaan tergantung
pada filling. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan, dapat secara visualisasi diuraikan, yaitu jika
seorang pimpinan yang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat telepon, dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang
sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. la mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran
lebih dari 3 milyard rupiah, tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk
menemukan surat tersebut, sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat dibayangkan
bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama
percakapan melalui telepon tersebut. Pada hal, dalam Websters New Worls Dictionary, sekretaris mempunyai arti one who
keeps record, handles correspondence, etc for an organization
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
65
or person Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penanganan informasi
bagi suatu organisasi secara keseluruhan atau untuk seseorang. Oleh karena suatu filling yang tepat merupakan suatu tempat
penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat dianggap sebagai pusat ingatan organisasi. Dan oleh karena
orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling
merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai
pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif.
Sifat-sifat tersebut antara lain: ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang
Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filling, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua
catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan
yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat
dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah,
swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang.
Manajemen Perkantoran Modern
66
Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang
rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filling yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk
Kategori