Manajemen Perkantoran Modern
34
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang
amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas- fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan,
pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi. Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan
bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan
mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia.
C. Efisiensi Perkantoram Modern
Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada efisiensi. Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran
dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan, misalnya penggunaan kertas baru secara berlebihan hanya untuk
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
35
membuat draft ataupun konsep yang belum matang apalagi dicetak berkali-kali dengan menggunakan printer komputer.
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai.
Ada 5 lima unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
1. Pemakaian Pikiran
a. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual
hendaknya memakai
sarana yang
memudahkan pembacaan atau penangkapan mata, misalnya dalam
menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah
ditangkap oleh mata; b.
Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sebaiknya langkah-langkah permulaannya
disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut;
misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis
dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor
Manajemen Perkantoran Modern
36
yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu
sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
2. Pemakaian Tenaga
a. Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis, misalnya membubuhkan keterangan tertentu pada file-file
hendaknya diubah
dari tulisan
tangan menjadi
pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file hendaknya diusahakan dengan mesin listrik copy yang
dapat memutar sendiri secara otomatis; b.
Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu berikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang
sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat yang ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih dahulu
tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan
ditemui itu sedang tidak berada ditempat.
3. Pemakaian Waktu
a. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan
pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai;
b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada
waktu yang hampir tanpa memberikan hasil kerja betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat hendaknya
menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
37
minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang sehingga waktu kerja dapat dipakai sebaik-baiknya.
4. Pemakaian Ruang
Kategori