Manajemen Perkantoran Modern
126
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan
kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan
penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang
ada hubungannya
dengan masalah
yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai
akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan
dirinya pada kedudukan pembacapenerima laporan, serta menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia
sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan
dalam laporan. Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka
orang lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata
atau istilah-istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan
kata-kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan, maka hal
ini akan menjamin kualitas laporan.
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan, terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
127
sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam
laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-
kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat,
padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
4. Laporan Harus Lengkap
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus dikemukakan secara lengkap.
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang
mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam
bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan
data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya. Laporan yang Iengkap harus:
a. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru; c.
Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa
berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Manajemen Perkantoran Modern
128
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Kategori