Manajemen Perkantoran Modern
38
b. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak,
benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali, misalnya
potongan-potongan kertas
bekas dapat
dijadikan notes.
D. Rangkuman
Dapat dibedakan antara data dan informasi. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima, merekam,
mengatur, memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya, serta melindungi aset kantor.
E. Latihan
Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. 1.
Berikan batasan tentang data 2.
Berikan definisi informasi 3.
Apa perbedaan antara data dan informasi 4.
Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi, dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan?
F. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat dalam Bab III.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80 atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab IV. Bagus Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80, Anda harus mengulang Bab III, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
39
BAB IV TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari Bab IV ini, Anda diharapkan dapat memberi kan batasan korespondensi dan surat,
menjelaskan tujuan umum surat, fungsi surat dinas, syarat-syarat surat yang baik, syarat dasar bagi penulis
surat, langkah-langkah teknis penulisan surat, dan bagian-bagian surat, gaya surat, menerapkan bahasa
dalam menulis surat dinas, dan menulis sepucuk surat dinas.
A. Pengertian Korespondensi dan Surat
Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawal suatu instansi,
Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat,
Anda akan bergaul dengan tetangga Anda, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya
sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua. Anda. Demikian pula,
dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi
atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi
peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi
Manajemen Perkantoran Modern
40
dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.
Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan
maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi. Pemberian informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih tergolong ke dalam pemberian
informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-
hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi
tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya
adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan
sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diarti-kan sebagai
proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat di lakukan dengan lisan,
tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
41
cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin 1996:.2
memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, orang,
instansi, atau organisasi kepada pihak lain orang, instansi, atau organisasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat
bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.
Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari
satu pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja
masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-
masing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian
Manajemen Perkantoran Modern
42
kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di
kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless. Istilah paperless di sini tentu
saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B. Tujuan Umum Surat
