Membuat Undangan Mempersiapkan Bahan Rapat

Manajemen Perkantoran Modern 108

2. Mempersiapkan rapat

Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah sebagai berikut: a. Membuat daftar acara; b. Membuat undangan; c. Mempersiapkan bahan rapat; d. Mempersiapkan peralatan rapat; e. Membuat catatan rapat; f. Mengirimkan catatan hasil rapat; g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.

3. Membuat Daftar Acara

Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan. Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar out-line. Acara ini dapat disebut sebagai agenda apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan dapat disebut kalender, apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk legislatif. Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan yang akan diselenggarakan, maka anda harus memperingatkan Pimpinan jauh-jauh hari sebelum pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan tujuan dari pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia dapat mempersiapkan untuk Pimpinan dalam bentuk yang Modul Diklat Prajabatan Golongan III 109 masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat menggunakan acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu sebagai bahan referensi. DAFTAR ACARA RAPAT HariTanggal : ……………………………………. Waktu:Pukul : ………s.d. jam. ………………….. Dafar Acara ini hanya bersifat sementara

4. Membuat Undangan

Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu tertentu secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu daftar nama dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud. Untuk No Jam Acara Pimpinan Rapat Ket. 1. 09-00 – 09-10 Pembukaan Bapak Akhmad Map I 2. 09.10 - 10.30 Pembahasan Bahan I Bapak Akhmad 3. 10.30 – 11.00 Istirahat Ruang makan 4. 11.00 – 13.00 Pembahasan Bahan II Bapak Binsar Map II 5. 13.00 – 14.00 Makan siang Sholat Ruang Makan 6. 14.00 – 15.30 Diskusi Kelompok Ditentukan kemudian P.M Ruang A B 7. 15.30 – 15.45 Istirahat Ruang makan 8. 15.45 – 17.00 Sidang Pleno Bapak Akhmad 9. 17.00 Selesai Manajemen Perkantoran Modern 110 memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut urutan yang lain. Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa, tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para anggota mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan yang dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota yang datang dari luar kota undangan harus dikirim satu atau dua minggu sebelumnya.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan Modul Diklat Prajabatan Golongan III 111 bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa: • Acara atau agenda rapat pada waktu itu. • Hasil rapat yang lalu. • Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas. • Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan merupakan bahan referensi. • Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan akan merupakan bahan referensi. • Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing- masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan untuk ini Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum penyelenggaraan rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan rapat