Manajemen Perkantoran Modern
108
2. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab
Anda dalam
mempersiapkan penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah
sebagai berikut: a.
Membuat daftar acara; b.
Membuat undangan; c.
Mempersiapkan bahan rapat; d.
Mempersiapkan peralatan rapat; e.
Membuat catatan rapat; f.
Mengirimkan catatan hasil rapat; g.
Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
3. Membuat Daftar Acara
Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan.
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok
acara dalam garis besar out-line. Acara ini dapat disebut sebagai agenda apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan
dapat disebut kalender, apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk legislatif.
Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan yang
akan diselenggarakan,
maka anda
harus memperingatkan
Pimpinan jauh-jauh
hari sebelum
pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan tujuan dari pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia
dapat mempersiapkan untuk Pimpinan dalam bentuk yang
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
109
masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang
dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat menggunakan acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu sebagai bahan
referensi. DAFTAR ACARA RAPAT
HariTanggal : …………………………………….
Waktu:Pukul : ………s.d. jam. …………………..
Dafar Acara ini hanya bersifat sementara
4. Membuat Undangan
Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu tertentu secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu daftar nama
dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud. Untuk No Jam
Acara Pimpinan Rapat
Ket. 1.
09-00 – 09-10 Pembukaan
Bapak Akhmad Map I
2. 09.10 - 10.30
Pembahasan Bahan I
Bapak Akhmad 3.
10.30 – 11.00 Istirahat
Ruang makan
4. 11.00 – 13.00
Pembahasan Bahan II
Bapak Binsar Map II
5. 13.00 – 14.00
Makan siang Sholat
Ruang Makan
6. 14.00 – 15.30
Diskusi Kelompok Ditentukan
kemudian P.M Ruang A
B 7.
15.30 – 15.45 Istirahat
Ruang makan
8. 15.45 – 17.00
Sidang Pleno Bapak Akhmad
9. 17.00
Selesai
Manajemen Perkantoran Modern
110
memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada
kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu
disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut
urutan yang lain. Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah
merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini
hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa,
tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para anggota
mempunyai cukup
kesempatan untuk
mempersiapkan kehadirannya
pada pertemuan
yang dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan
dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota
yang datang dari luar kota undangan harus dikirim satu atau dua minggu sebelumnya.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
111
bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa:
•
Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
•
Hasil rapat yang lalu.
•
Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
•
Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi.
•
Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi.
•
Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing- masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan untuk ini
Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat