Manajemen Perkantoran Modern
42
kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di
kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless. Istilah paperless di sini tentu
saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B. Tujuan Umum Surat
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat
sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila di-kehendaki oleh si pengirim selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap
surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
C. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
43
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan
atau surat instruksi; 4.
Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian;
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan,
yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat- surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi,
yuridis dan administratif.
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat- syarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas.
Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya,
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat
yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan
unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan
Manajemen Perkantoran Modern
44
pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih
dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola
bentuk.
E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
