Manajemen Perkantoran Modern
60
yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan
tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus
disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat- kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait
paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf,
sebagai berikut. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan, baik. Namun, di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya,
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak saya
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian
Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
I. Rangkuman
Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan
maupun secara tertulis. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan
dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
61
korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
mengharap reaksi yang timbul dari pem bacanya tepat seperti yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Oleh karena itu, penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik
penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format,
style, gaya. Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu
full block, modified block, semi block, simplified, idented dan hanging paragraph.
Dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang baik dan benar dalam menyusun kalimat, paragraf dan
penggunaan tanda-tanda baca.
J. Latihan
Kerjakan latihan di bawah ini dengan sungguh-sungguh. 1.
Berikan batasan korespondensi dan surat 2.
Apa saja tujuan umum surat? 3.
Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas 4.
Uraikan surat-surat yang baik 5.
Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat
Manajemen Perkantoran Modern
62
6. Uraikan langkah-Iangkah teknis penulisan surat
7. Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan
ke instansi lain
K. Balikan Dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat dalam Bab IV.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80 atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab V. Bagus Tetapi bila tingkat
penguasaan Anda masih di bawah 80, Anda harus mengulang Bab IV ini, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
63
BAB V TEKNIK MENGARSIP SURAT
Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari Bab V ini, Anda diharapkan dapat
memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filling, rnemberi batasan arsip, sistem arsip, menjelaskan sistem
penyimpanan arsip filling, menyiapkan peralatan filling, menyimpan dan menemukan arsip, dan menjelaskan
penyusutan arsip.
Penyimpanan informasi dalam bentuk arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor.
Padahal, arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan
fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta, yang fungsinya mengelola informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan
informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu
sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif.
Manajemen Perkantoran Modern
64
A. Organisasi Tergantung pada
