Manajemen Perkantoran Modern
158
tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. Perkembangan akhir-akhir ini
bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih, daya muat pesan yang besar dengan
kecepatan tinggi. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filling secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat
yang masuk. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan
komputer, word processor, dan sebagainya. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat
work stations yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word processor, electronic mail serta fasilitas
telepon. Alat transfer uang, suatu fasilitas electronic yang berkembang
pesat, dengan kemampuan untuk melaku kan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas.
Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan
bank banyak memanfaatkan sistem ini. Internet, yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang
teknologi informasi adalah adanya cyber space ruang maya di mana kita dapat berkomunikasi Iangsung melalui
perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai
dari pelajar, mahasiswa, pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil PNS.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
159
Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini, penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke
kabupatenkota bahkan kecamatan. Sebuah perkantoran modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang
berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a.
Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh,
b. Dapat
mengetahui perkembangan
terkini yang
berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi organisasi,
c. Dapat mengambil langsung copydownload informasi
yang akan kita butuhkan,
H. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen
atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up to date.
Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam hal apa yang akan
terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif harapan yang perlu
dipertimbangkan. Implikasi umum aspek sosial, ekonomi dan sebagainya:
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbul kan persoalan-persoalan
seperti kebosanan,
keterampilan
Manajemen Perkantoran Modern
160
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja;
Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan; Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil
alih oleh mesin. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif; Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena
ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia; Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-
kantor kecil sekalipun. Implikasi terhadap karyawan kantor:
Keuntungan: Mendorong untuk belajar keterampilan baru;
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin;
Lebih mempermudah
dan mempercepat
penanganan informasi;
Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan- kesalahan;
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software;
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu; Lebih sedikit pekerjaan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
161
Kerugian: Cenderung karyawan menjadi machine-minders;
Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya;
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin;
Implikasi terhadap pemberi kerja; Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke
sistem elektronik; Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada
tahap penerapan; Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan. Keuntungan :
Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan;
Harga teknologi baru ini relatif murah; Penghematan
biaya ketatausahaan
sebagai akibat
penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filling cabinet;
Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan dan dicari secara cepat;
Produktivitas meningkat secara cepat; Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi
peralatan untuk berbagai keperluan; Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara
individual dan kantornya.
Manajemen Perkantoran Modern
162
I. Rangkuman
Teknologi informasi
adalah perolehan,
pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk
angka, huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan
komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik dan telekomunikasi. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap
menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. Bidang-bidang yang menerapkan mikro
elektronik antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, robot, komunikasi elektronik antar tempat di
seluruh dunia, alat transfer uang elektronik dan internet. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word
processor, teletext, view data, electronic mail, dan alat transfer uang.
Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini seperti micro electronics mempunyai
pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem
produksi yang nyaris otomatis semuanya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
163
J. Latihan
