Manajemen Perkantoran Modern
110
memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada
kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu
disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut
urutan yang lain. Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah
merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini
hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa,
tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para anggota
mempunyai cukup
kesempatan untuk
mempersiapkan kehadirannya
pada pertemuan
yang dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan
dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota
yang datang dari luar kota undangan harus dikirim satu atau dua minggu sebelumnya.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
111
bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa:
•
Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
•
Hasil rapat yang lalu.
•
Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
•
Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi.
•
Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi.
•
Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing- masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan untuk ini
Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis.
Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal
ini adalah:
•
Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis.
•
Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas manila ataudan kertas Koran dengan spidol sebagai alat tulisnya.
•
Kertas-kertas manila danatau kertas Koran untuk digantungkan pada flip chart.
•
Overhead projector atau slide projector dengan layarnya
Manajemen Perkantoran Modern
112
untuk menayangkan gambar-gambar atau tulisan, beserta alat penunjuknya.
•
Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat untuk mencatat hal-hal yang perlu, juga block note dan
pinsilnya.
•
Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu.
•
Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya,
gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah
dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.
7. Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka Anda bertanggung jawab untuk membuat catatan yang diperlukan
dan dikehendaki oleh rapat adalah banyak tergantung dari kehendak ketuanya. Mungkin Ketua menghendaki bentuk
verbatim, yaitu mencatat semua yang dikatakan di dalam pertemuan itu. Dapat juga Ketua menghendaki pokok-pokok
yang dibahas dalam rapat. Bentuk apapun juga yang dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat,
yang pada akhirnya nanti catatan ini akan dimintakan tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat.
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
•
Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
113
dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit suatu organisasi.
•
Tanggal, waktu, dan tempat.
•
Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu tertentu yang keberapa.
•
Nama-nama para peserta rapat.
•
Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat. Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk pengambilan
catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun demikian Anda tentu tidak dapat terlepas dari tugas-tugasnya untuk ikut
bertanggungjawab selama rapat berjalan, umpamanya dalam hal ikut mengetik laporan hasil rapat, dan sebagainya.
8. Mengirimkan Hasil Rapat
