Manajemen Perkantoran Modern
118
Apabila di dalam rapat terjadi pengambilan suara, maka Anda harus mencatat anggota yang setuju dan yang tidak setuju, serta
keputusan yang diambil oleh rapat yang mempergunakan pemilihan suara ini.
Setelah rapat selesai biasanya waktu untuk menyelenggarakan rapat yang akan datang akan diumumkan pada waktu itu juga, di
mana dan kapan waktunya. Setelah pengumuman ini, biasanya rapat diskors. Pada saat demikian, adalah suatu kesempatan bagi
Anda untuk mengumpulkan semua kertas-kertas kerja para peserta, semua catatan dari pimpinan, serta kesempatan bagi
Anda untuk memperbaiki hasil catatan Anda setelah rapat baru saja selesai.
E. Resolusi
Sering kali suatu organisasi menginginkan untuk menyampaikan ucapan terima kasih atas terselenggaranya rapat dengan baik,
misalnya atas sambutan tuan rumah yang ramah, atas partisipasi para peserta, atas keputusan-keputusan yang telah diambil, dan
lain-lain. Ucapan ini ditujukan kepada seseorang maupun kepada suatu organisasi, umpamanya kepada gubernur, atau
kepada panitia penyelenggara, atau yang lain. Resolusi semacam ini dapat disiapkan terlebih dahulu oleh ketua dengan bantuan
Anda, atau ketua dapat menunjuk beberapa anggota untuk menyusunnya. Pada akhir rapat Anda bertanggung jawab
mengetiknya dalam bentuk yang bersih dan rapi, kemudian dibagikan kepada para peserta bersama-sama dengan laporan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
119
hasil rapat.
F. Latihan
1. Mengapa rapat itu penting dalam suatu organisasi?
2. Berikan pengertian apa yang disiebut dengan rapat?
3. Jelaskan dengan singkat penyelenggaraan rapat kecil yang
bersifat tidak resmi 4.
Langkah-langkah apa
saja yang
diperlukan dalam
penyelenggaraan rapat yang bersifat resmi? Sebutkan dan jelaskan secara singkat.
5. Tugas apa saja yang harus dilaksanakan pada waktu sebelum,
pada waktu dan sesudah rapat? Jelaskan secara singkat 6.
Mengapa resolusi sebuah rapat penting? Berikan alasan Anda
G. Rangkuman
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan orang-orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas,
merundingkan atau memutuskan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat
resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah mempersiapkan ruangan, mempersiapkan rapat antara lain membuat daftar acara,
membuat undangan,
mempersiapkan bahan
rapat, mempersiapkan peralatan rapat, membuat catatan rapat,
mengirimkan catatan rapat, dan melakukan pekerjaan-pekerjaan
Manajemen Perkantoran Modern
120
tindak lanjut. Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah
memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak
lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya yang berkenaan rapat.
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat.
121
BAB VII TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN
Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari Bab VII ini, Anda diharapkan dapat memberi
kan batasan laporan, menjelaskan peranan dan syarat macam- macam laporan, langkah-langkah pembuatan laporan, sistematika
laporan, cara pengetikan.
A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam
