Manajemen Perkantoran Modern
96
Jumlah arsip yang ditemukan Rasio penemuan = ----------------------------------------------- x 100
Jumlah arsip Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan
56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7
•
Jika rasio 99,5 berarti arsip disimpan dengan baik
•
Jika rasio penemuan 97 - 99,5 yang disimpan dalam kondisi memuaskan.
•
Jika rasio, 97 tehnik penyimpanan perlu dibenahi, mungkin pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi
kurang tepat prosedur penyimpanan tidakkurang efektif prosedur pengambilanpeminjaman tidakkurang efektif
arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 mapfolder.
G. Penyusunan Arsip
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus
berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan
mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.
1. Dasar Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan inaktif, biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1
tahun, di mana arsip sudahjarang sekali digunakan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
97
Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan aktif atau inaktif tergantung pada kebijakan masing-masing instansi.
Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip JRA. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada
tempat penyimpanan khusus, seperti Filling kabinet, tempat untuk menyimpan arsip Unit Arsip.
2. Cara Pemindahan
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu :
a. Pemindahan secara kontinyu perpectual.
Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu.
Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan
seperti Kantor
Pengacara, Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan
sebagainya, di mana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu kegiatanproyek selesai.
b. Pemindahan Periodik
Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu umumnya 1 tahun. Ada beberapa cara
pemindahan periodik: 1
Pemindahan tunggal1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan
berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian,
pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip- arsip yang dalam status aktif.
Manajemen Perkantoran Modern
98
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
Filling Cabinet 2
Pemindahan ganda 2 periode Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan
berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status inaktif, hanya lokasi
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip aktif. Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan
arsip akan terdapat :
•
Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan;
•
Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya.
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
IN AKTIF IN AKTIF
Filling Cabinet Pada cara pemindahan ganda2 periode ini
mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu
masih digunakan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
99
3. Pemusnahan Arsip
