Manajemen Perkantoran Modern
156
1. Word Processor
Ada tiga jenis dasar word processor :
a.
Word processor yang berperan sendiri. Dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas key board, processor, memory, Iayar dan
printer;
b.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan;
c.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum, di mana digunakan program pengolahan kata a wordprocessing
program. Terdapat
beberapa keuntungan
dari penggunaan
wordprocessor:
1
meningkatkan produktivitas
dalam pengolahan
dokumen, laporan atau surat dan sebagainya;
2
menambah kepuasan kerja;
3
meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir output;
4
menghemat tenaga pentik;
5
mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
6
mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
7
kemampuan untuk mengintegrasikan word processor dengan komputer-komputer lainnya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
157
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word processor:
1 memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun
prosedur kerja yang ada; 2
memerlukan pelatihan yang memadai; 3
menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka Iayar;
4 mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan
kesekretariatan. Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga.
G. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya
Di samping microcomputer dan wordprocessor, kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut:
Teletext, yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada;
View data, seperti halnya teletext, view data menyajikan data atau referensi yang up to date di bidang perdagangan.
Perbedaannya dengan teletext, view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive,
sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh
data yang dibutuhkan. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi, komputer atau terminal, televisi dan
permintaan dilakukan melalui telepon. Electronic mail, adalah suautu sistem untuk menyampaikan
pesan-pesan dengan alat electronic. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun, namun pada eletronic mail pesan
Manajemen Perkantoran Modern
158
tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. Perkembangan akhir-akhir ini
bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih, daya muat pesan yang besar dengan
kecepatan tinggi. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filling secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat
yang masuk. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan
komputer, word processor, dan sebagainya. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat
work stations yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word processor, electronic mail serta fasilitas
telepon. Alat transfer uang, suatu fasilitas electronic yang berkembang
pesat, dengan kemampuan untuk melaku kan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas.
Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan
bank banyak memanfaatkan sistem ini. Internet, yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang
teknologi informasi adalah adanya cyber space ruang maya di mana kita dapat berkomunikasi Iangsung melalui
perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai
dari pelajar, mahasiswa, pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil PNS.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
159
Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini, penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke
kabupatenkota bahkan kecamatan. Sebuah perkantoran modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang
berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a.
Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh,
b. Dapat
mengetahui perkembangan
terkini yang
berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi organisasi,
c. Dapat mengambil langsung copydownload informasi
yang akan kita butuhkan,
H. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran
