Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

32 “Manajamen perpustakaan adalah pengolahan perpustakaan berdasarkan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsip manajemen. Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Sementara prinsip- prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen.” 38 Dalam suatu manajemen terdapat fungsi-fungsi yang harus dijalankan. Menurut George R. Terry sebagaimana yang dikutip Sutarno, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan: perencanaan planning, Pengorganisasian organizing, penggerakan actuating, dan Pengawasan controlling. 39 a. perencanaan planning Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tenatang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Di dalamnya meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana caranya mencapai itu. b. Pengorganisasian organizing Pengorganisasian yakni fungsi yang dijalankan oleh semua manajer di semua tingkatan. Hasil pengorganisasian bukanlah struktur organisasi, melainkan terorganisasikannya semua aktivitas didalam suatu wadah organisasi, sehingga semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuannya 38 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 20. 39 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 135 33 c. penggerakan actuating penggerakan merupakan penggabungan dari merupakan penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu sama lainnya, yakni meliputi kepemimpinan leadership, pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas d. Pengawasan controlling Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Seperti yang disebutkan diatas pengawasan dapat dilakukan dengan adanya standar atau ukuran yang telah ditetapkan. Menurut Sulistiyo Basuki , Standar adalah sebuah aturan, yang biasanya digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib, yang memberi batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan karatkteristik semuah metode. 40 Menurut Abdurrahman Shaleh Ada dua jenis standar yang dikenal sehari-hari yaitu: yang berhubungan dengan kebendaan material seperti kuantitas, kualitas, biaya, waktu dan lain-lain; dan yang berhubungan dengan moral manusia seperti loyalitas dan sebagainya. 41 40 Sulistiyo Basuki, Teknik dan Jasa Dokumentasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1992, h. 195. 41 Abdul Rahman Shaleh, “Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 133. 34 Adapun standar yang dikenal di perpustakaan yaitu: Standar Nasional Indonesia SNI untuk perpustakaan, Standar Nasional Perpustakaan SNP, dan Standard Operating Procedures SOP perpustakaan. Untuk selanjutnya penulisan Standard Operating Procedures akan menggunakan SOP. Menurut Mohamad Aries, SOP merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. 42

2. Pengertian Standard Operating Procedures SOP

a. Standard Operating Procedures SOP Standard Operating Procedures dalam bahasa Indonesia dapat disebut sebagai Prosedur Operasional Standar yang disingkat POS, namun POS bukanlah suatu istilah yang popular dibanding SOP. SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang 42 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur di Perpustakaan,” artikel diakeses pada tanggal 25 Desember 2010 dari http:ar- saleh.blogspot.com200502penyusunan-standard-operating.html . 35 di dalam organisasi berjalan secara efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis. 43 Hal diatas senada dengan yang dikatakan Mohamad Aries, SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. 44 Sedang Menurut B. Mustofa, SOP adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan. 45 Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa SOP adalah suatu dokumen yang berisi pedoman prosedur kerja dalam suatu organisasi, yang digunakan untuk memastikan tindakan, penggunaan fasilitas di dalam organisasi berjalan secara efektif, efisien, konsisten, standard dan sistematis. b. Standard Operating Procedures SOP Perpustakaan Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang 43 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures SOP Jakarta: Maiestas Publishing, 2008, h. 79 44 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur di Perpustakaan,” 45 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima Perpustakaan Melalui Penerapan SOP Standard Operation Procedure Digital. Jurnal Pustakawan Indonesia, vol. 7 No. 1,” artikel diakses tanggl 25 September 2012 dari http:journal.ipb.ac.idindex.phpjpiarticleview1964872