Isi SOP Standard Operating Procedures SOP
38
c. Peraturan dan
kebijakan ekstern
terkait prosedur,
bagian ini
mencangkup peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang berkaitan dengan SOP
d. Isi prosedur, adalah penerapan metode dan teknik penyusunan yang dapat berupa teknik naratif, teknik bagan arus, atau penggabungan
kedua teknik tersebut e. Lampiran-lampiran,
bagian ini
digunakan untuk
menampilkan lampiran-lampiran yang berkaitan dengan SOP.
49
SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun, Tidak ada format yang baku untuk SOP. Menurut Helmi
Purwanti, sistematika penyusunan isi SOP di perpustakaan sebagai berikut:
a. Tujuan, Menjelaskan apa tujuan dari kegitan tersebut b. Deskripsi, gambaran bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung
c. Ruang Lingkup, berada dimana kegiatan tersebut berada d. Daftar Istilah dan definisi, daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan
tersebut, dijelaskan dengan definisinya. e. Referensi, untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku
petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut
f. Prosedur dan tanggung jawab, deskripsikan prosedur dari kegitan
tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus
49
Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures SOP Jakarta: Maiestas Publishing, 2008, h. 299.
39
ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dan setiap sub kegiatan tersebut
g. Keadaan khusus, bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan
h. Dokumentasi, dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut i.
Prosedur-prosedur terkait, Prosedur atau unit yang tericait dengan kegiatan tersebut baik external maupun internal.
j. Lampiran, tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan
tersebut. k. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan pula flowchartnya.
50
Menurut Darmono, Ada berbagai format SOP ada yang sangat rinci tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat
informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk digunakan. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.
a. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.
b. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari
kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula. c. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas
dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak.
50
Helmi Purwanti, “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April 2014 dari http:elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956
40
d. Tanggungjawab dan wewenang pelaksana dan fungsi organisasi kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.
e. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.
f. Keterangan tentang kegiatan, menerangkan proses dengan bagan atau
yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh
siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan
kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait
dan menentukan skema. g. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan
pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.
51
51
Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan
Tinggi,” artikel
diakses pada
25 September
2010 dari
http:library.um.ac.idindex.phpArtikel-Pustakawanpengembangan-standard-operating-procedures- sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html
.
41