Isi SOP Standard Operating Procedures SOP

38 c. Peraturan dan kebijakan ekstern terkait prosedur, bagian ini mencangkup peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang berkaitan dengan SOP d. Isi prosedur, adalah penerapan metode dan teknik penyusunan yang dapat berupa teknik naratif, teknik bagan arus, atau penggabungan kedua teknik tersebut e. Lampiran-lampiran, bagian ini digunakan untuk menampilkan lampiran-lampiran yang berkaitan dengan SOP. 49 SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun, Tidak ada format yang baku untuk SOP. Menurut Helmi Purwanti, sistematika penyusunan isi SOP di perpustakaan sebagai berikut: a. Tujuan, Menjelaskan apa tujuan dari kegitan tersebut b. Deskripsi, gambaran bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung c. Ruang Lingkup, berada dimana kegiatan tersebut berada d. Daftar Istilah dan definisi, daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut, dijelaskan dengan definisinya. e. Referensi, untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut f. Prosedur dan tanggung jawab, deskripsikan prosedur dari kegitan tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus 49 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures SOP Jakarta: Maiestas Publishing, 2008, h. 299. 39 ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dan setiap sub kegiatan tersebut g. Keadaan khusus, bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan h. Dokumentasi, dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut i. Prosedur-prosedur terkait, Prosedur atau unit yang tericait dengan kegiatan tersebut baik external maupun internal. j. Lampiran, tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan tersebut. k. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan pula flowchartnya. 50 Menurut Darmono, Ada berbagai format SOP ada yang sangat rinci tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk digunakan. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana. a. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap. b. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula. c. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak. 50 Helmi Purwanti, “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April 2014 dari http:elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956 40 d. Tanggungjawab dan wewenang pelaksana dan fungsi organisasi kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai. e. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan. f. Keterangan tentang kegiatan, menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema. g. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas. 51 51 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 dari http:library.um.ac.idindex.phpArtikel-Pustakawanpengembangan-standard-operating-procedures- sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html . 41

5. Penerapan Standard Operating Procedures SOP

Darmono menyebutkan Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah- langkah sebagai berikut: a. Perencanaan penerapan SOP. Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguh- sungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain: berapa banyak SOP yang akan diterapkan, siapa yang menajdi target penerapan, informasi apa yang akan disampaikan kepada target, bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif dan bagaimana cara pemantauan pelaksanaan b. Distribusi kepada unit-unit Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak sehingga semua unit akan melaksanakan secara serentak pula. c. Pelatihan pemahaman SOP d. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik. e. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan monitoring dilakukan untuk melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. Proses ini diarahkan untuk 42 membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana seuai dengan masksut dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi, permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika diperlukan. Sementara itu kegiatan evaluasi difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. secara substansial SOP akan membantu kinerja perpustakaan menjadi lebih produktif. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses penerapannya. 52 52 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi,”